Cezanne Software, principal desarrollador de soluciones para la gestión y planificación de RR.HH. en entornos colaborativos, presenta los resultados obtenidos en el proyecto para la gestión avanzada del empleado del grupo portugués ESCOM, que ha sido llevado a cabo con sus herramientas software de última generación.
Perteneciente al Grupo Espírito Santo y con 13 años de actividad a sus espaldas, Espírito Santo Comerce (ESCOM) presta su servicio realizando inversiones en sociedades consistentes y en crecimiento de diversos sectores, incluido el minero, obras públicas, salud, comercio o aviación, y en diversos países africanos, como Angola, República del Congo o Mozambique. La actuación de ESCOM está apoyada por un grupo de unidades localizadas en Portugal (Lisboa), Angola (Luanda), República del Congo (Brazzaville), Mozambique (Maputo) y África del Sur (Joanesburgo).
Su afán por extender su negocio en Angola, y, por consiguiente, conseguir llevar esta expansión a todos los trabajadores atendiendo a sus diferencias culturales, ha llevado a ESCOM a recurrir a Cezanne Software. Concretamente, ESCOM ha llevado a cabo la implantación de su Suite Cezanne, con el objetivo de apoyar la optimización del negocio relacionado con las personas, que va desde la incorporación de colaboradores, la planificación financiera, la gestión de la política de remuneración y selección, y el desarrollo de las personas según sus aptitudes.
Un aspecto que marcó la diferencia en el momento de la elección de Cezanne, a parte de su facilidad de uso e implantación, era que se trataba de una herramienta full web. El hecho de que el sistema implicara solamente herramientas de uso común –PC, Internet Explorer y Outlook– permitía una adaptación rápida y eficaz del software. También tuvo un peso determinante el que Cezanne Suite no fuera una herramienta administrativa y estuviera dirigida a la gestión del desarrollo de los recursos, además de permitir la gestión de la evaluación y formación basada en las competencias.
Gestión central de los asuntos locales
El desarrollo estratégico de la cartera de negocios de ESCOM en África ha seguido las siguientes líneas estratégicas: -El desarrollo de sociedades locales -El establecimiento de joint-ventures con las sedes internacionales, con un amplio conocimiento de los sectores específicos; – Gestión operacional y financiera de los proyectos;
– Apuesta por la transferencia del know-how y de los recursos humanos locales (actualmente, de los 2.000 empleados cuentan con cerca del 91% de colaboradores locales y el 9% de expatriados).
Para mantenerlas era necesario un sistema que, de una manera práctica y eficaz, permitiera la gestión central de los asuntos locales, como los visados, la contratación, la formación, los datos personales dentro de la compañía y la gestión de las vacaciones, reduciendo al máximo el papel, de manera que se evitara la burocracia, algo que, en esta situación, se convertía en un serio obstáculo.
La solución era disponer de una base de datos centralizada en RR.HH. de las diferentes unidades locales, que permitiera la descentralización de algunos procesos, siendo completa la autonomía local en cuanto a los procesos administrativos, en particular, la gestión de la nómina.
Implantación modular a todos los niveles
El proyecto de implantación de la suite de Cezanne se produjo en cuatro etapas fundamentales:
1. La implantación del Módulo Base, con la integración de los datos personales de los diferentes países en una base de datos central
2. El desarrollo del Módulo de Evaluación del Desempeño, utilizando en la versión 6.5.1 el workflow desarrollado para la versión 7 de la suite
3. La implantación de módulos específicos para ESCOM, como la gestión de vacaciones, visados y viajes de los expatriados
4. La implantación del Módulo de Formación normal
La implantación de estas herramientas de planificación, organización y control se ha realizado tanto a nivel de organización, permitiendo a las entidades apoyar el negocio de ESCOM, y disponer de los mejores recursos, en los plazos adecuados y con un nivel de desempeño adecuado a las funciones que desempeñan; como a nivel de colaboradores, permitiendo a estas personas saber lo que se espera de su trabajo, al tener acceso a las herramientas que les hagan distinguir los niveles de desempeño adecuados a las funciones que ocupan o que les son definidas. Todo ello salvando la dispersión geográfica, que a priori hace que sea difícil que todas las personas tengan la misma comprensión de las políticas de RR.HH.
Un área de RR.HH. más accesible e interactivo
Una vez finalizada la implantación, y ya en funcionamiento, el balance de la solución es claramente positivo. En este sentido, se ha conseguido una mayor centralización de la información, debido a la disposición del software como base informativa de toda la compañía, lo que permite que esté accesible para toda la empresa. Por ejemplo, a través del software puede hacerse la gestión de los currículo en cualquier punto donde esté ESCOM. De esta manera, y con la gestión realizada de visados, datos personales y formación, automáticamente se puede hace un cruce de datos y realizar estadísticas sobre el universo de datos de la empresa.
Asimismo, existe una comunicación interna mucho más eficiente. Al intercambiar opiniones, resolver dudas sobre las formaciones y evaluaciones, y al comprender su posicionamiento en la empresa, los empleados entienden la posición que ocupan dentro de la compañía, y el trabajo se ve como algo mucho más dinámico y proactivo. Un aspecto muy importante es el hecho de que cada empleado pueda, paralelamente a la evaluación del desempeño, evaluar su situación salarial, tanto actual como futura, mediante la posibilidad de hacer simulaciones. Toda esta labor de consulta de la información disponible de Recursos Humanos se realiza con facilidad, dado que el software utiliza Internet Explorer y Outlook, herramientas simples anteriormente utilizadas.
El aumento considerable de interactividad con el departamento de Recursos Humanos ha llevado a crear las denominadas “llamadas", que no son otra cosa que mensajes que aparecen en Outlook como información de las evaluaciones o de la formación, entre otros. Al estimular la curiosidad del trabajador, una vez que éste acceda al software a través de Internet Explorer, crece el hábito casi diario de consultar la información.
Otro aspecto importante que se ha logrado a través de esta solución es que la expansión de la compañía por otros países ahora es más eficaz, ya que toda la información está disponible en varios idiomas.
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