Reduce el tráfico de e-mails y aumenta la productividad en algunas tareas
Las grandes empresas están empezando a usar el modelo de Wikipedia, la enciclopedia libre creada a partir de colaboraciones de los internautas, para facilitar sus procesos internos. Compañías como Motorola, Intel o Sony han empezado a explorar esta tecnología para compartir agendas, ver el estado de un proyecto, editar documentos o intercambiar ideas. Nokia y el banco Dresdner Kleinwort han lanzado ya sus sitios “wiki” oficiales y lideran el uso de esta nueva forma de organizar el trabajo.
Las grandes empresas ya están empezado ha implantar los “wikis” (sitios web colaborativos) para organizar su trabajo interno de un modo más efectivo. Nokia y el banco Dresdner Kleinwort encabezan esta nueva forma de trabajar, según informa E-commerce Times
El ejemplo más representativo de este fenómeno es el de dos empresas europeas, el fabricante de móviles Nokia y el banco inversor, con sede en Londres y Frankfurt, Dresdner Kleinwort. Ambas compañías se han visto obligadas en los últimos meses a lanzar su sitio “wiki” oficial ante la importancia que entre sus empleados estaba adquiriendo este sistema como herramienta de trabajo.
Un (o una) wiki (del hawaiano wiki wiki, «rápido») es un sitio web colaborativo que puede ser editado por varios usuarios. Los usuarios de una wiki pueden así crear, editar, borrar o modificar el contenido de una página web, de una forma interactiva.
La tecnología wiki permite que páginas web alojadas en un servidor público (las páginas wiki) sean escritas de forma colaborativa.
En 2004, cuando Wikipedia era un proyecto y una tecnología que estaba empezando, dos pequeños grupos de trabajadores del Centro de Investigación de Nokia en Helsinki crearon sus propias “wikis”. Una para colaborar en resolver problemas específicos en los productos y otra para explorar usos alternativos del correo electrónico y otros softwares colaborativos.
Hoy en día, Nokia estima que por lo menos el 20% de sus 68.000 empleados usan sus páginas “wiki” para actualizar calendarios de trabajo, status de proyectos, editar documentos y otros trabajos internos.
Mirar dentro
El caso del Dresdner Kleinwort fue muy parecido. Unos cuantos pioneros del departamento de Tecnologías de la Información de este banco de inversiones en sus oficinas de Londres enviaron a varios grupos un programa llamado “Socialtext” para comprobar cómo podría usarse para facilitar diferentes tareas.
Este programa “wiki” se extendió con tanta rapidez que el Dresdner decidió crear su propia web “wiki” oficial. En octubre de 2006 los 5.000 empleados habían creado más de 6.000 páginas individuales.
Sin embargo, no todos los empleados reconocieron de primeras la utilidad de la “wiki”. De hecho, muchos consideraron en principio que era algo lioso, y el Dresdner tuvo que redefinir la tecnología para hacerla más sencilla y accesible.
Estas dos empresas lideran el uso de esta nueva forma de trabajar y demuestra que el cultivo de nueva tecnología dentro de la propia compañía puede cambiar a gran velocidad la forma de organizar el trabajo.
Menos e-mail
La primera consecuencia del uso de la “wiki” es que la utilización de los e-mails en los procesos internos o ha cambiado o se ha reducido. La máxima “No envíes un e-mail, usa la wiki” comienza a ser muy común porque mejora enormemente la colaboración en el trabajo.
En ambos casos se comprobó que, una vez que un grupo de trabajo adoptó la “wiki” como una herramienta cotidiana, la extensión de esta tecnología al resto de la empresa (cosa no sencilla, si pensamos que se trata de empresas muy grandes) fue rapidísima.
Por ejemplo, en marzo del año pasado la página “wiki” del Dresdner Kleinwort tenía 20.000 hits al mes, seis meses después esa cifra se había quintuplicado.
La clave es que esta herramienta no se limita a manejar de una nueva manera las tareas, sino que es capaz de “orquestar” un flujo de ideas libres a través de diferentes grupos y unidades dentro de la empresa.
Más productividad
La “wiki” ha conseguido tantos adeptos en ambas empresas en tan poco tiempo porque la productividad de algunos departamentos se ha visto incrementada de manera palpable.
Eso es lo que ha ocurrido en el departamento de comercio electrónico del Dresdner Kleinwort, en el que trabajan 52 personas repartidas en países tan distantes como Londres, Frankfurt, Tokio o Nueva York.
En los últimos dos años se ha animado desde la dirección del propio departamento a usar la “wiki” de la empresa para el intercambio de información y documentos en detrimento del correo electrónico para, de esa manera, salvar la distancia y para que todo el mundo trabajara con la misma plataforma.
El resultado es que el uso del correo electrónico se ha recortado un 75%, pero manteniendo la productividad en niveles muy parecidos o incluso superiores, ya que los empleados tienen que ir a una única fuente de información para monitorizar las 80 webs que dependen del departamento de comercio electrónico de este banco. Eso les lleva apenas unos minutos mientras que, usando otra forma de trabajo, acceder a esos mismos datos les llevaría incluso días.
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