Escribir correctamente el encabezado, elegir bien a los destinatarios y cómo debe llegar a cada uno de ellos o dar malas noticias sin causar mucha conmoción. Estas y muchas cosas más están recogidas en un nuevo manual para el buen uso de la mensajería por email.
Send: The Essential Guide to Email for Office and Home (Enviar: la guía esencial del emails para la oficina y para el hogar) es un manual que pretende poner normas en un campo sin más leyes que el sentido común, en 250 páginas.
Dos periodistas estadounidenses del New York Times son los encargados de conducirnos por el buen camino a la hora de redactar un correo electrónico.
David Shipley y Will Schwalbe, los autores del manual, tienen claro que no es lo mismo apretar al botón "Send" que redactar un buen correo.
Algunos trucos
Entre las frecuentes dudas que asaltan a los navegantes es cómo utilizar las casillas 'To' (A) y 'CC:' (Con copia a:) a la hora de adjuntar la dirección del destinatario.
El libro recomienda utilizar la casilla 'A' para el principal destinatario del email y restringir el uso de la casilla 'Con copia a', ya que el receptor del email puede sentirse ofendido al no ser el principal.
Además, se añade un truco: si queremos enviar un mensaje a alguien pero que su dirección no se refleje en el correo hay que utilizar la casilla 'BCC'.
Aún así, los autores recomiendan evitar el envío de emails a más de 10 destinatarios simultáneamente.
"Cuando envío un email a una persona tengo el 95 % de posibilidades de que me respondan, cuando se lo envío a 10 la tasa de respuesta se reduce al 5 %" sentencian.
Mejor con la voz
Debido a la ambigüedad del medio, el manual indica que actos como dar malas noticias es mejor transmitirlos de viva voz.
Aún así, para no crear malos entendidos, el libro incluye "Cinco formas para disculparse por responder tarde", "tres reglas absolutas para responder" o "cinco palabras que casi todos usan mal".
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