Mango pone en marcha su portal del empleado

Osiatis, compañía europea especialista en la gestión de infraestructuras informáticas y de comunicaciones, ha dado a conocer su colaboración con la multinacional de la moda española Mango en el diseño, la implantación y la puesta en marcha de su nuevo portal del empleado.

Mango es una multinacional de prestigio internacional dedicada al diseño, la fabricación y la comercialización de prendas de vestir y complementos para la mujer. Su plantilla está formada por más de 6.000 empleados, 1.500 de los cuales trabajan en la sede de Palau-Solità i Plegamans (Barcelona).

La central ocupa una superficie de 150.000 m2 y alberga una estructura propia que comprende las áreas de diseño, control de producción y distribución a los puntos de venta, arquitectura e interiorismo de las tiendas, imagen y publicidad, así como administración y logística.

Actualmente, Mango cuenta con más de 1.000 tiendas en 89 países repartidas por los cinco continentes. En Mango, la logística está basada en un sistema propio que se ha ido desarrollando progresivamente desde la apertura de la primera tienda en 1984 hasta hoy, adquiriendo y adaptando las últimas tecnologías en las instalaciones. Esto permite clasificar y distribuir 30.000 prendas por hora. Actualmente, Mango es la segunda empresa exportadora del sector textil español.

Proyecto Osiatis: portal del empleado

El tamaño y la complejidad de una compañía como Mango resultaba realmente difícil de gestionar. Los principales retos a superar eran la dispersión tanto física como organizativa de la información útil, por lo que requerían un punto de acceso centralizado y fácilmente localizable.

Asimismo, dicha información se encontraba en distintos idiomas, y aunque de momento la traducción automatizada de calidad es hoy por hoy una utopía, sí que resultaba de utilidad gestionar dicha información habilitando un entorno apto para múltiples lenguajes simultáneos.

Las diferencias en cuanto a formato de la información era otra de las dificultades a superar. Esta diferencia podía ser de estructura -información, estructuración del contenido, imagen corporativa-, o de formato tecnológico en el que residía la información: formato de los documentos de textos dispares, diferentes bases de datos, diferentes ERP…

Asimismo, el portal existente era poco colaborativo y no respondía a las nuevas necesidades de la compañía. Por todo ello, y debido a la creciente demanda de información, y a la necesidad de hacer un uso más racional y óptimo de la misma, Mango se planteó el desarrollo de un sistema de acceso único a la información, basado en un Portal B2E (Business to Employee), que permitiera mejorar sus procesos internos de negocio, todo ello encaminado a mejorar la productividad de la compañía, así como la imagen y la comunicación interna que los empleados disponen de la misma.

El proyecto, desarrollado en colaboración con Osiatis, ha consistido en el desarrollo de un Portal Corporativo Intranet, o Portal B2E que proporciona un único punto de acceso a los sistemas de información de Mango. Se trata de un portal con acceso no discontinuado 24 x 7 (las 24 horas del día, los 7 días de la semana), con lo que se responde a la necesidad de acceso en distintas franjas del día de los usuarios de Mango en distintos países, y está disponible en castellano, inglés, francés y alemán.

Esta solución ha permitido llevar a cabo una mejor gestión del conocimiento dentro de la organización, optimizando considerablemente los flujos de información y procesos internos de la compañía.

“La puesta en marcha de nuestro portal del empleado ha supuesto importantes mejoras en la comunicación corporativa, así como un único punto de acceso a las aplicaciones, lo que facilita el trabajo de nuestra plantilla, reduce tiempos en la ejecución de tareas y elimina errores derivados de trabajar con información no actualizada”, señala Carles Bou, subdirector de e-business de Mango.

Funcionalidades principales

El nuevo portal del empleado de Mango, disponible en castellano, inglés, francés y alemán, se plantea como la parte frontal visible del sistema, proporcionando la gestión de contenidos y la integración de fuentes externas e internas de información y documentación.

El portal proporciona también una serie de herramientas específicas para distintas áreas corporativas. Así, por ejemplo, dentro del área de comunicación se pueden encontrar noticias corporativas e internas, tablón de anuncios, sondeos y encuestas, foros de debate, buzón de sugerencias o directorio corporativo.

En el área de RRHH es posible solicitar vacaciones, consultar el calendario laboral o los distintos beneficios sociales. Asimismo, como servicios generales destaca la reserva de salas y recursos, información sobre riesgos laborales o medio ambiente, así como una zona de descargas y de peticiones de servicio.

El portal del empleado permite igualmente disponer de agendas compartidas, un gestor de contactos y tareas, acceso al correo electrónico a través de web, bloc de notas, compartir favoritos, gestor de proyectos, gestión documental, etc.