En las oficinas de ahora todo es de todos y las salas de reuniones se materializan y se evaporan en un instante en cualquier parte. Atrás quedan los años en que los ordenadores invadían las mesas, en que los trabajadores se adaptaban al puesto de trabajo, y no al revés. Las oficinas en España han cambiado en la última década en paralelo a la forma de trabajar, cada vez más orientada a las personas.
'El mueble de oficina ha pasado de ser un objeto con una función a convertirse en una herramienta estratégica en la mejora de los resultados de las empresas', explica Camilo Agromayor, director general de Ofita, empresa de mobiliario y diseño de oficinas. Tradicionalmente era el jefe de Compras el que se encargaba de elegir los muebles, pero a mediados de los noventa los técnicos en riesgos laborales empezaron a participar en la decisión, y ahora se ha llegado al punto de que también opinan los directores de recursos humanos.
El estatus, que antes determinaba la superficie asignada, ya no pesa tanto, como añaden desde Steelcase. Las jerarquías son más horizontales, los espacios cerrados van desapareciendo, dando lugar a 'mamparas y paneles móviles o a áreas dotadas de pantallas de separación'. Susana Brogueras, directora de Proyectos de la empresa de interiorismo Esebe, apunta que eso permite gran versatilidad para hacer reuniones con más o menos personas.
Los espacios colectivos y los puestos de trabajo compartidos eran dos de las principales tendencias a finales de los noventa, y se mantienen en la actualidad, según Agromayor. Que varias personas compartan una misma mesa y un mismo ordenador es una práctica cada vez más común. La manera de asignarlos puede ser por medio de reservas, o first-come, first-serve (el primero que llega, primero que se sirve).
A veces es la propia dinámica de la organización la que lo decide. Los equipos de trabajo se mueven, se desplazan a otras empresas para las que desarrollan proyectos concretos. 'Cada vez hay más personas que no necesitan acudir a su espacio de trabajo, aunque éste sigue siendo relevante como centro de interacción entre personas', añade.
Lo que se ahorra en puestos personales se invierte en colectivos. Se crean dos tipos de áreas: unas para el trabajo en equipo y otras más informales, que son las que más están creciendo últimamente, cuya finalidad 'es fomentar la comunicación entre los empleados', explica Agromayor, y permitirles relajarse en ambientes con sofás, 'tipo cafetería o chill-out', en palabras de Brogueras.
Mesas y sillas han cambiado a medida que avanzaba la ergonomía, que apareció en los ochenta, pero que sólo cobró importancia en el diseño a mediados de los noventa. 'Pinturas metalizadas claras, en tonos fríos al principio, y más cálidos recientemente, han sustituido a los grises y negros de hace una década', señalan en Steelcase. 'Los clientes advertidos están mucho más interesados en la calidad de diseño que en la intrínseca de los materiales'.
Los ordenadores han supuesto un reto extra, tanto cuando exigían un gran espacio como cuando dejaron de hacerlo, al aparecer las pantallas planas. 'Eso está haciendo que edificios que antes podían tener un ciclo de vida de más de 50 años se queden obsoletos en menos de una década', señala Agromayor.
Los puestos de trabajo 'han de estar muy ordenados y dedicar un espacio a archivos y almacenaje al tiempo que son ligeros', señala Brogueras, de Esebe, que acaba de diseñar la oficina de la farmacéutica Novo Nordisk. 'Por ejemplo, querían que los portátiles pudieran guardarse y no estuvieran a la vista'.
Un entorno divertido para sorprender
'Queríamos algo innovador en diseño, como agencia de publicidad que somos'. Juan Manuel Portela, director de la agencia Maclaim, habla de su reciente mudanza de oficina, que ha ido acompañada del cambio de mobiliario diseñado por MacLaim. 'Tenemos una zona con mesas muy altas para ver bocetos de forma más informal que en una mesa de reunión', cuenta.
Domina el color blanco con detalles de azul (el color corporativo), y unas planchas proyectan la luz hacia el techo. 'La actividad diaria es más divertida', relata Portela, cuya agencia trabaja para Caja Duero, entre otros, 'y los clientes se han quedado sorprendidos'.
El blanco y la simplicidad en las formas dominan otro de los últimos trabajos de Ofita, suministrar 600 puestos de trabajo completos para la sede de la televisión pública vasca Euskal Irrati Telebista (EITB) en Bilbao, que tiene una superficie de 31.000 metros cuadrados.
Y en el futuro
Reserva de salas. Las habitaciones polivalentes están 'infrautilizadas' con frecuencia por parte de las empresas, a juicio de los expertos de Steelcase. Una manera de solucionarlo será crear sistemas de reserva a través de la red interna.
Relajación a solas. Además de fomentar los lugares de esparcimiento colectivos, como las cafeterías, se crearán espacios individuales para reflexionar, escuchar música y evadirse.
Oficina inteligente. La tecnología permitirá conocer y controlar los elementos del entorno, como iluminación, temperatura y humedad. Steelcase lo denomina el proyecto Bluespace, aún en fase de prototipo.
Sin cables. La miniaturización de los ordenadores y otros dispositivos de comunicación permitirá aún una mayor movilidad en la oficina.
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