Últimas tendencias de los espacios de trabajo en Europa

Desde la importancia del espacio como centro de casi la totalidad de las actividades de la compañía, la consultora 3G office, especializada en diseño de sedes corporativas y Facility Management,  ha estudiado durante los últimos meses más de 30 casos de oficinas localizadas principalmente en Alemania, Reino Unido y Holanda, países a la vanguardia en diseño de espacios de trabajo

El estudio ha cubierto organizaciones desde el sector público, con órganos como el Ayuntamiento de Amsterdam, el Ministerio de Economía, la Cámara de Comercio  y el Dutch Revenue Services, al sector privado como: Post Bank, ING Nationale Nederlanden, Microsoft, Oracle, Bank of America, Barclays, Sun Microsystems, Citigroup, Bloomberg, Coca-Cola, Ernst & Young y Accenture.

Para Francisco Vázquez Médem, Presidente de 3G Office y responsable del estudio, “la conclusión general obtenida es que las estrategias del lugar de trabajo y del diseño del espacio preocupan a todas las organizaciones estudiadas. La totalidad de las mismas realizan todo lo posible por responder a sus necesidades, rigiéndose por el principio de usar únicamente el espacio necesario, con una funcionalidad máxima y con la mejor calidad. Respecto al diseño, en las oficinas más vanguardistas se aprovecha la potenciabilidad de la expresión del espacio, se huye del espacio inexpresivo y se apuesta por el confort, es decir se trata de “sentirse como en casa”.  

Conclusiones

El espacio donde las organizaciones llevan a cabo su actividad y la optimización de sus recursos, es uno de los objetivos y desafíos más importantes para los facility managers. Las empresas se han dado cuenta de la importancia del espacio desde diferentes puntos de vista:

• Como una forma de optimizar el coste. Mayor espacio de trabajo, implica mayor coste. La cantidad de espacio es un factor multiplicador de muchos de los costes de Facility Management: renta, limpieza, consumo de energía, mantenimiento, etc. Por lo tanto, cuanto más espacio, más costes tendremos.
• Actualmente, las organizaciones deben ser competitivas en costes, tanto en relación con la competencia en el sector privado como en el sector público, dado que los ciudadanos demandan un uso razonable de sus impuestos.
• Como una manera de incrementar la productividad, teniendo espacios con una función específica y necesaria para desarrollar su actividad y los procesos requeridos durante el negocio. En este mundo cambiante, este es uno de los principales retos para los facility managers, comprender verdaderamente las necesidades de la empresa,  así como ser capaces de adaptar el espacio con el coste y tiempo mínimos.
• Como una forma de retener el talento, tema que se está convirtiendo en uno de los principales asuntos dentro de los objetivos de las compañías.
• Las personas son las que marcan la diferencia entre nuestra compañía y la competencia. También en el sector público aparece la necesidad de preservar a las personas más preparadas. Las organizaciones se concentran en retener el talento. La calidad del espacio y de los servicios de Facility Management han llegado a ser una demanda y un reto para los profesionales del FM.
• Como un reto para conseguir que los profesionales se sientan como en casa: La tendencia de las oficinas más vanguardistas que hemos estudiado (por ejemplo el Ayuntamiento de Ámsterdam), nos muestran una decoración hogareña (bibliotecas, fotografías, comedor similar al de una casa, salón con chimenea y confortables butacas, …).

Soluciones estudiadas – Mejores prácticas

Todos las sedes objeto de nuestro estudio, plantean diferentes y variadas soluciones, pero todas ellas poseen factores de éxito comunes:

• Cada organización es diferente y  sus requisitos también varían, razón por la cual las soluciones se han realizado a medida de cada organización.
• La definición de cada nueva sede y el proyecto de las mismas, es una oportunidad, y por esta razón cada uno de los casos estudiados, han sido realizados por un equipo profesional y especializado, dando la importancia que cada proyecto requiere.
• Observamos estándares de alta calidad en la forma de definir el criterio para la organización del espacio, en el desarrollo del diseño interior y arquitectónico, así como en su ejecución, al igual que en la calidad de los acabados, en la tecnología con la que se trabaja y en el alto nivel de los servicios de Facility Management.
• Una gran variedad de espacios: hemos observado diferentes tipologías de espacios con la intención de cubrir toda clase de requisitos: desde lo que entendemos como una zona de trabajo tradicional hasta posiciones de “plug & work” (conéctate y trabaja), “Silent areas” (cuartos de silencio), cabinas de teléfonos, oficinas privadas, “facility corners”, áreas de reuniones formales e informales, cuartos de proyecto, salas para reuniones confidenciales, áreas de café, instalaciones para comer y otras zonas de ocio.
• Las áreas colaborativas han aumentado, en relación con las áreas individuales, desde la proporción tradicional de 20/80 a la de 50/50. Se presta especial atención a las relaciones entre los empleados y a su necesidad de intercambiar información y trabajar en equipo. Hemos observado numerosas reuniones de trabajo en áreas normalmente establecidas para una función de catering, lo cual supone una comunicación informal.
• Las soluciones han sido diseñadas para mejorar la movilidad de los empleados dentro de la oficina, una movilidad basada en el día a día. La flexibilidad también es necesaria cuando hablamos del desarrollo de la organización.
• Todos los lugares visitados introdujeron el concepto no territorial de las oficinas.
• Se impone la flexible office en espacios con flexible working, entendiendo el flexible working como un modo de trabajar que combina diferentes localizaciones: desde casa, en oficinas satélites, “on the move” (aeropuertos, tren, con el cliente,..)y en la sede central. Reduce la dimensión de las sedes centrales cerca del 50% y una reducción de los costes de explotación en torno al 30%.
• Lo más novedoso es diseñar la oficina lo más parecido a un hogar, apostar por el confort y huir del espacio inexpresivo.
• La idea de la oficina como living room. Las oficinas como lugares muy complejos con una tendencia a conectar con el espacio privado del hogar (tanto en la creación de nuevos tipos de espacios, mobiliario, decoración). La cantidad de tiempo que el trabajador permanece en la oficina hace que las empresas se preocupen porque su entorno sea cada vez más cercano, en este sentido, aumentan cada vez  más las áreas de colaboración (trabajo en equipo=convivencia).
• El concepto de Oficina Flexible, que se originó en 1998 con el Proyecto Interpolis en Tilburg (Holanda), es considerado como una idea madura que ha evolucionado a través de diferentes enfoques y soluciones, extendiéndose al resto de las organizaciones.
• El lugar de trabajo tradicional que normalmente es asignado a cada empleado no es utilizado más del 50% del tiempo. En algunas organizaciones, como en las empresas de consultoría, es apenas el 30% y en ningún caso hemos observado que sobrepase el 65% de tiempo de ocupación.
• De igual forma, cuando estamos en nuestro lugar de trabajo, la tarea que se realiza es: 12% de concentración, 8% confidencial, 15% en el teléfono y 20% de reuniones informales o conversaciones cercanas a nuestro lugar de trabajo, por lo que el 55% del tiempo restante es utilizado haciendo cosas en un espacio inapropiado, generalmente en un entorno de “open plan”. La tendencia de un espacio abierto “open plan “común para los empleados, aplicada durante los 80´, ha funcionado bien para reducir el espacio de trabajo,  pero no siempre se ha correspondido con las necesidades de los usuarios, teniendo un efecto inmediato en la productividad y en la satisfacción del personal.