La pandemia ha obligado a los departamentos de Recursos Humanos a acelerar cambios que eran necesarios, pero hasta ahora estaban en un segundo plano. Teletrabajo, flexibilidad, digitalización, conciliación, etc. han sido algunos de los aspectos en los que más ha impactado la nueva situación.
La firma electrónica ha proporcionado a los departamentos de RRHH una herramienta imprescindible para gestionar sus procesos internos y externos. Una forma de acelerar no solo los procesos de contratación sino la gestión laboral de la empresa eliminando tareas reiterativas.
En Firmafy, empresa dedicada al software de firma digital nos explica los principales beneficios que la firma electrónica tiene en los departamentos de recursos humanos:
- Ahorro de tiempo y mayor productividad
Tramitar un documento mediante el sistema de firma física conlleva distintos trámites: preparación, solicitud, impresión, firma, escaneo, envío, archivo… Este proceso supera de media los 5 días, lo que implica en ocasiones tener parado todo un proceso.
«La firma electrónica elimina las ineficiencias derivadas de la firma física» afirma Fran Cortés, CEO de Firmafy, «además, la firma electrónica avanzada de Firmafy garantiza que el documento no ha sido alterado desde la firma. Añadiendo un doble factor de seguridad, testificando la fecha y hora de la firma».
- Garantía Legal
El sistema de firma electrónica debe estar adaptado al Reglamento EU 910/2014, esto garantiza la legalidad de la firma. Es importante contar con un proveedor de firma electrónica avanzada que cumpla con las directrices de la normativa española y europea vigente en materia de firma electrónica, elIDAS, así como las relativas a la protección de datos.
«En Firmafy se garantiza la legalidad de la firma a través de la suma de 6 factores de identificación del firmante: auditoría de firma, firma biométrica, sellado de tiempo, código CSV, trazabilidad de IP y código OTP», convirtiéndose así en uno de los sistemas de firma electrónica avanzada más seguros del sector, aseguran desde Firmafy.
- Mejora la imagen de la empresa, apuesta por la sostenibilidad
Anualmente se utilizan más de 15.000 millones de hojas de papel en las oficinas, y el promedio de consumo por persona a nivel mundial se sitúa en 48 kg. Si bien en España se recicla el 71% del papel que se consume, su impacto medioambiental sigue siendo atroz, se estima que cada español gasta una cantidad de papel equivalente a cuatro árboles de 12 metros de altura.
Cada vez más, las organizaciones apuestan por el cuidado del medio ambiente dentro de su RSC y, la utilización de soluciones digitales como la firma electrónica para los procesos de contratación y procesos internos puede ser clave en este sentido.
Contar con las herramientas digitales idóneas en el departamento de RRHH de una empresa, permite la optimización de procesos y juega un papel clave en la búsqueda de la eficiencia y la excelencia de la organización.
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