Las pymes representan el mayor tejido empresarial en el mundo. Sin embargo, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas todavía no aprovechan todo el potencial que ofrece la digitalización en sus negocios. Según un estudio de IDC que analiza la transformación digital de las pymes en 13 países de todo el mundo, sólo el 44% de las compañías está invirtiendo en tecnología con el fin de mejorar el negocio y la cuenta de resultados. La implementación de la digitalización tiene como principales ventajas el aumento de las ventas, la reducción de costes, la mejora en el servicio del cliente, la facilidad de acceso a la información, la optimización de procesos y el incremento de productividad de los trabajadores.
Los negocios tienen tres fases diferenciadas: nacen, crecen y se posicionan en el mercado. El periodo más extenso es el de crecimiento, donde las compañías se consolidan y buscan escalar o diversificar parte de sus activos. Las empresas que apuesten por la transformación digital de sus procesos obtendrán mayores ventajas competitivas respecto a los competidores. Los expertos de Nemuru, la primera fintech que origina préstamos online para que los profesionales de las reformas ofrezcan financiación inmediata a sus clientes, han seleccionado 5 herramientas digitales para que pymes y autónomos puedan gestionar el negocio de forma óptima y sean más competitivos.
1. Software de contabilidad y facturación. El hecho de contar con un programa de contabilidad y facturación digital supone grandes ventajas para las pymes a la hora de tomar decisiones que afecten a su actividad. Gracias a la digitalización de los procesos, es mucho más sencillo llevar la contabilidad de la empresa, crear y gestionar facturas, generar presupuestos, tener control sobre los gastos y los ingresos, presentar impuestos, etc. Muchas pymes utilizan programas como Excel para desarrollar la actividad de este departamento, sin embargo, existen plataformas de software, como Holded, que permiten integrar toda la información contable y financiera de la compañía en un único entorno, con el consiguiente ahorro de tiempo y optimización de procesos.
2. Plataformas de financiación en el punto de venta. La financiación al consumo en el punto de venta físico había estado reservada, hasta ahora, a grandes empresas, quedando fuera de la ecuación las pymes o los autónomos. Un ejemplo gráfico es la venta de un coche, financiado directamente en el concesionario. Sin embargo, la llegada de herramientas como Nemuru viene a cubrir esta necesidad ya que pone a disposición del profesional una plataforma tecnológica para originar y administrar préstamos en el punto de venta, haciendo las veces de intermediario entre el cliente, el profesional y el banco en tiempo real. De esta forma el profesional puede ofrecer planes de financiación flexibles a sus clientes, quienes pueden adquirir préstamos personales de hasta 20.000€, y él recibe el pago de forma inmediata, lo que le permite centrarse sin riesgos en sus servicios.
La herramienta, enfocada al sector reformas de hogar, ha demostrado incrementar hasta un 30% el volumen de clientes y un 50% el ticket medio de éstos. Por su parte, el cliente encuentra en la compañía una vía alternativa al proceso de financiación ahorrando tiempo y costes en la tramitación del préstamo, con la seguridad de una entidad tradicional. Y los bancos se benefician a su vez de un nuevo canal de ventas mediante el cual diversifican la forma de vender sus productos.
3. Herramientas digitales de recursos humanos. El departamento de RRHH también precisa de programa digitales, desde el momento inicial de captación de personal (a través de redes sociales como LinkedIn o plataformas como Infojobs o welcome to the jungle), hasta la preparación de nóminas, el control de ausencias, la solicitud de vacaciones o la comunicación entre diferentes departamentos. Existen programas de gestión gratuitos para menos de 10 empleados, como Factorial, mediante el cual se pueden automatizar diferentes procesos dentro de la compañía. Los empleados pueden solicitar los días de vacaciones a través de la herramienta que, tras la aprobación de su superior, se queda registrado en el sistema. El programa también controla las ausencias, los festivos o las bajas evitando que este control deba efectuarse de forma manual.
4. Plataformas de almacenamiento en la nube. Tener un espacio de almacenamiento en la nube siempre será una buena inversión para las pymes, ya que suponen una fuente de seguridad alternativa -debido a los constantes ciberataques de datos- así como una vía que facilita el trabajo del equipo. Una solución estándar es crear copias de seguridad de forma recurrente. Estos sistemas permiten realizan backups automáticos de la información que, en caso de sufrir un ciberataque, pueden ser restaurados de forma sencilla. Otra solución es alojar los archivos en la nube, que resultan ventajosos para trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar accediendo a la información de la compañía de forma remota.Gsuite de Google continúa siendo la herramienta preferida para aprovechar el almacenamiento de Google Drive, el acceso a mail corporativo y el trabajo colaborativo de Google Docs y Google Sheets.
5. Herramientas digitales para la comunicación. El entorno colaborativo en una organización y la comunicación intrapersonal es fundamental para alcanzar el éxito de cualquier negocio. Hoy en día existen redes sociales o plataformas de comunicación adaptadas al mundo empresarial. Es preferible utilizar redes sociales adaptadas al mundo laboral donde los empleados pueden consultar dudas sobre la compañía o compartir impresiones con sus compañeros a través del chat interno. Una de las redes sociales más populares es Slack, totalmente gratuita y cuya utilización se asemeja mucho a Facebook. Los usuarios crean su propio perfil y se pueden establecer diferentes grupos de trabajo. Además de facilitar la comunicación del equipo este tipo de herramientas son muy útiles para mejorar el clima y la motivación del equipo para con la empresa.
La digitalización de los procesos en las pymes es una realidad que están abrazando e implementando cada vez más compañías. La utilización de la nube, los programas financieros para llevar el control de la empresa, las redes sociales internas o los programas digitales de recursos humanos son algunas de las múltiples opciones disponibles para optimizar los procesos de los negocios.
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