Las centralitas virtuales, ¿el fin de los telefonistas?

“Las Centralitas telefónicas sofisticadas, eran algo solamente al alcance de grandes empresas con volúmenes de llamadas tan grandes que amortizaban la inversión. Con la llegada de las Centralitas virtuales, ha cambiado el escenario y cualquier pyme puede disponer de servicios de telefonía avanzados a la altura de las grandes empresas. Y todo a precios de entrada muy bajos” Afirma Ángel Diez Martin, CEO de Centralizate, empresa líder nacional en instalación de Centralitas Virtuales.

Por lo tanto, toda empresa que se plantea cambiar su centralita telefónica termina adoptando una en forma de Centralita Virtual. Así lo afirma Ángel Diez: “Las ventajas en forma de flexibilidad de las Centralitas Virtuales son tan grandes que ya casi nadie se plantea montar una instalación física. Por el contrario, pagar por lo que se utiliza, añadir servicios y quitarlos en función a las necesidades de la empresa en el momento presente es la razón principal por la que estamos instalando decenas centralitas virtuales al año. Como las centralitas virtuales tienen la opción de poner una locución y un menú guiado, la figura de la telefonista de toda la vida es algo que tiende a desaparecer”.

Las centralitas virtuales dotan a las oficinas de un recepcionista de voz automatizado o virtual que ofrece a la persona que llama una serie de opciones y la dirige en función de lo que marque en el teclado de su teléfono o diga con la voz. La centralita virtual también enrutará las llamadas cuando no se esté en la oficina.

¿Qué es una Centralita Virtual?

Una centralita telefónica privada virtual es un sistema de telefonía empresarial que proporciona enrutamiento de llamadas, desvío de llamadas, correo de voz, fax y colas de distribución de llamadas automáticas entregadas a través del sistema telefónico público conmutado. O dicho de otra forma, es un sistema que organiza el tráfico entrante y saliente de llamadas desde y hacia toda la empresa. Lo de virtual significa que no es una máquina que resida en las instalaciones del cliente, si no, que es un software inteligente que reside en la nube. 

Las centralitas virtuales ofrecen una solución de comunicación optimizada para satisfacer las necesidades de las empresas utilizando la última tecnología IP. A diferencia de una centralita telefónica tradicional, las empresas no necesitan comprar o instalar equipos especiales porque su centralita se ejecuta a través de software. La tecnología de centralita virtual proporciona al propietario de una pequeña empresa prácticamente todas las características de una centralita normal, pero a una fracción del costo.

La principal diferencia entre una centralita tradicional y una virtual es cómo se presta el servicio. Con una PBX, el cliente debe comprar un caro equipo y alojarlo en sus instalaciones. Una centralita virtual, por el contrario, está basada principalmente en software, y el software está alojado en los servidores de un proveedor de servicios web o hosting. 

Una centralita telefónica virtual es proporcionada por un operador de telecomunicaciones como puede ser Centralizate que es un operador español de telefonía IP con licencia otorgada por la Comisión del Mercado de las Telecomunicaciones (CMT). A mayores, hace falta de un proveedor de servicios de Internet, que es lo mismo que decir que se requiere tener un acceso a Internet de banda ancha. Y generalmente, se requiere tanto de una red telefónica pública conmutada como una infraestructura de VoIP para funcionar. Algunas de las características que ofrece la centralita virtual incluyen recepción de llamadas, desvío y enrutamiento, música/mensajes de espera, música de fondo, autoatención, correo de voz, fax virtual, grabación de llamadas, etc.

Los servicios que aporta una centralita virtual son muy amplios y se pueden personalizar para satisfacer las necesidades particulares de cualquier tipo de empresa, ya sea pequeña, mediana o grande.

Por ejemplo, uno de los servicios que más se demandan es el de la locución de festivo o fin de semana donde se avida con un mensaje grabado que las oficinas permanecen cerradas por festivo o por cualquier otra razón. Este tipo de mensajes son mucho más complicados de implementar con una centralita tradicional.

El sistema de centralita alojada en la nube puede ayudar a las empresas a personalizar y crear una recepcionista virtual para mejorar el servicio al cliente, facilitar las ventas y ser más productivos. De hecho, el uso de un servicio de atención automática mejora la satisfacción de los clientes y de los empleados, ya que ahorra tiempo a todas las partes y permite mejorar todos los aspectos de captación de nuevos clientes. Así lo afirman desde Centralizate “Damos a nuestros clientes la posibilidad de que nos faciliten los mensajes que quieren que la recepcionista virtual trasmita. Estos mensajes se los hacemos llegar a una actriz profesional con una voz muy agradable. Esta voz, será el primer contacto que tendrá el cliente con la empresa. Y será muy positivo. La confianza y confort es un factor muy importante en los primeros segundos de conversación. Por desgracia, es algo que muchas empresas no cuidan y deberían”

Y es que las telefonistas virtuales son un paso más en la inminente robotización de la industria. Los procesos se automatizan, se mejoran, se aceleran y se optimizan. Las centralitas virtuales permiten añadir otros servicios como puede ser el fax virtual o el registro y grabación de llamadas. Hasta hoy estaban solo disponibles en grandes instalaciones. Pero gracias a la nube, se están democratizando. Una centralita virtual permite a los empleados trabajar desde otra delegación, desde casa o desde un hotel estando conectados al mismo sistema que la oficina abaratando así los costes telefónicos en los desplazamientos del departamento comercial. Con una centralita virtual se pueden transferir las llamadas, ponerlas en espera con música, establecer llamadas de conferencia o disponer un servicio de operadora automática para redirigir las llamadas a diferentes departamentos. Estos sistemas de centralita telefónica en la nube también pueden conectarse a faxes, correo de voz, email o albergar números gratuitos del mismo modo que pueden agregar al sistema funciones avanzadas en función de las necesidades. Y todo, a un coste muy inferior a si se contrata con un operador de telefonía tradicional.

Algunas de las ventajas de una centralita virtual son: 

• Ahorro

No es necesario hacer una gran inversión inicial ni conlleva grandes gastos de mantenimiento. Se puede instalar una centralita virtual pagando una cuota mensual y olvidarse del resto. Es el proveedor el que opera y mantiene el sistema. Este tipo de implementación es más rentable a corto, medio e incluso largo plazo.

• Presencia internacional

Un centralita virtual permite obtener números virtuales locales en las ciudades en las que la empresa no se encuentra físicamente y crear oficinas virtuales en el extranjero.

• Flexibilidad geográfica

Al tener el sistema de teléfono en la nube se accede a través de IP. Los miembros de la plantilla pueden trabajar desde cualquier lugar. Incluso estando en el extranjero, podrán seguir operando desde el sistema telefónico de la empresa ahorrando en llamadas.

• Escalabilidad

Las centralitas tradicionales están limitadas por el número de líneas contratadas. Los sistemas virtuales pueden expandirse y crecer al ritmo que lo hace el negocio.

• Rápido de instalar

Una centralita virtual permite obtener números virtuales locales en las ciudades en las que la empresa no se encuentra físicamente y crear oficinas virtuales en el extranjero.

• Fácil de usar

Una centralita virtual tiene una interface web que permite que cualquiera pueda utilizar, supervisar y realizar cambios en el servicio en cualquier momento. No hace faltan conocimientos técnicos o experiencia.