Cinco pasos para regresar a un Intelligent Workplace: en busca de una oficina más eficiente y flexible

Tenemos que volver gradualmente a la oficina conviviendo con la amenaza de contagio y hacerlo en un espacio seguro. Los espacios de trabajo tienen que adaptarse para integrar nuevas medidas de higiene, contención de aforos y distancia social “pero hemos aprendido algo. La tecnología es un aliado”, según estas dos empresas.

“Tras esta fase de confinamiento, toca ahora integrar la tecnología y la arquitectura workplace conjuntamente en la creación de un nuevo modelo de ocupación que permita regresar pero- sobretodo- transformar la compañía para ser más eficiente y flexible. En definitiva, sabemos que tenemos que cambiar pero no por obligación sino por estrategia de transformación”. 

El equipo multidisciplinar de Intelligent Workplace de IECISA y plug&go han decidido aunar talento y experiencia para acompañar a las empresas en el proceso de transformación y adaptación del espacio para el regreso de sus empleados a las oficinas pensando en modelos a medio y no soluciones temporales a corto.

“Y como todo modelo estratégico requiere de facilitadores que no sólo ayuden en su diseño e implantación sino en el proceso de motivación, liderazgo, comunicación y formación del equipo”.

Su plan de acompañamiento y transformación se desarrolla en cinco pasos:

1. Definición de un nuevo Modelo de Ocupación, que pasa por determinar nueva matrix de cluster de perfiles: ¿Quiénes regresan y dónde se sientan?, ¿Quiénes serán itinerantes siempre por su actividad?, ¿Cómo ocupamos los espacios comunes?, ¿cómo interactuamos con los itinerantes?., ¿Quién es realmente confidencial o residente?… En este paso se concreta también la creación de nuevos puntos de salud y reciclaje EPI, circulaciones, señalética, procedimientos y normativas de uso  de espacios, accesos, planes de mantenimiento de equipo, el “soporte en casa”… Pero sobretodo creando un nuevo eje de perfiles se construye un modelo de ocupación del espacio basado en personas y funciones que permanece y suma en mejora de la actividad y productividad.
2. Desinfección, limpieza y aire limpio: Medidas de mantenimiento e higiene como: tratamiento por nebulización vs. ozono; fundas/telas antibacterianas; puntos de salud EPI; geles y reciclaje; control de temperatura; limpieza certificada y renovación del  aire limpio.
3. Espacios líquidos: Separación entre posiciones fijas; crear espacios de concentración aislada, corners de mantenimiento; smart lockers para el intercambio de material sin contacto. 
4. Tecnología: APP para la  gestión de espacios flexibles  y reserva de salas y puestos de trabajo (hotdesking, hotelling); movilidad; conversión de salas en espacios virtuales y de trabajo; soluciones de colaboración; aplicación de punto único de contacto (gestión, peticiones, información); gestión remota de equipos; digitalización de procesos…
5. Liderazgo, comunicación y formación: un plan de regreso a las oficinas debe contemplar estos tres puntos esenciales, desde el diseño del plan de comunicación interna hasta la formación del equipo y  el liderazgo con equipos de dirección y prevención. Porque no es sólo regresar sino empezar a trabajar de otra forma. Un nuevo modelo que permanezca y que se crea desde el propósito y la estrategia, no desde el miedo y la respuesta a corto.