Tendencias para 2022 en transformación de los lugares de trabajo para la era digital

En 2022, Konica Minolta predice que el rápido ritmo de transformación digital impulsado por la pandemia continuará y los lugares de trabajo digitales se convertirán en un estándar. Trabajar en equipos híbridos con una parte del departamento en remoto mientras otros están presentes en las oficinas será fundamental para proporcionar un lugar de trabajo atractivo. Por lo tanto, las organizaciones deberán habilitar el trabajo en remoto y también rediseñar las oficinas. Esta fuerza laboral más flexible requerirá herramientas de comunicación y colaboración efectivas, con soluciones en la nube y «como servicio» que ayuden a hacer posible este espacio de trabajo dinámico en equipos híbridos. Al mismo tiempo, las organizaciones estarán bajo presión para protegerse contra amenazas de seguridad cada vez más profesionalizadas. Los requisitos sociales importantes también tendrán un impacto en el lugar de trabajo: si bien en el pasado la sostenibilidad en IT era un diferenciador positivo para las empresas que perseguían programas sostenibles, los lugares de trabajo neutros desde el punto de vista climático se están convirtiendo cada vez más en la norma, y las soluciones sostenibles ahora serán una ‘licencia para operar’. Sin embargo, al mismo tiempo, otro desarrollo está ayudando a las organizaciones a tener éxito en estos entornos altamente dinámicos: una toma de decisiones mejor y más rápida, impulsada por los datos.

Tendencia 1: la toma de decisiones basada en datos es la clave para tener éxito en entornos laborales y de mercado volátiles 

En 2022, los procesos basados ​​en datos serán aún más importantes para estar a la vanguardia en la toma de decisiones. Sin embargo, el 58% de las empresas aún confían en su instinto y experiencia en lugar de en datos y hechos. «El negocio diario está determinado por una toma de decisiones cada vez más compleja. Y los datos se vuelven clave para tomar decisiones mejor informadas: es el oro que hay que extraer», explica Olaf Lorenz, director general sénior de la división de transformación digital de Konica Minolta Business Solutions Europe. «El objetivo es transformar la experiencia del lugar de trabajo conectando personas, espacios y tecnología que visualiza el valor de los datos para impulsar un cambio empresarial dinámico. Gracias a nuestra experiencia en la gestión de flujos de trabajo en papel, tenemos el conocimiento y experiencia para digitalizar estos flujos de trabajo y, en última instancia, cambiar los datos no estructurados a datos estructurados». Para impulsar el negocio, es necesario identificar los datos correctos dentro de los grandes volúmenes de datos que almacenan las empresas. Con la inteligencia artificial y el aprendizaje automático (ML), esto ya no será un proceso manual arduo que lleve mucho tiempo y que los empleados lleven a cabo. La inteligencia artificial y el aprendizaje automático agregan y analizan grandes cantidades de datos para encontrar información empresarial importante. Por ejemplo, las operaciones diarias se pueden facilitar y acelerar con las herramientas de automatización robótica de procesos (RPA) de Konica Minolta, que se encargan de tareas simples y repetitivas, lo que garantiza que los empleados puedan concentrarse en tareas más creativas y de mayor valor. Del mismo modo, en el contexto de la seguridad de los datos, se puede utilizar el sistema SIEM (Security Information and Event Management) de Konica Minolta para escanear datos en tiempo real para detectar amenazas de inmediato e incluso predecirlas con anticipación.

Tendencia 2: lo mejor de ambos mundos: la oficina híbrida se convertirá en el estándar

Según una encuesta, el 52% de los empleados quieren ser más flexibles después de la pandemia con respecto a su ubicación. Esto significa que, incluso en 2022, el trabajo remoto digital o una solución híbrida se convertirá en la opción predeterminada en muchas organizaciones y trabajar exclusivamente desde las oficinas de una organización se convertirá en la excepción. Ana Esteban, Lead Customer Insights de Konica Minolta Business Solutions Europe describe el paradigma cambiante de los entornos de trabajo: «La oficina se percibirá más bien como un punto de socialización. Será un lugar para presentaciones, ejercicios de formación de equipos, presentación de nuevos proyectos o cualquier otra tarea en la que se necesite reunir a sus empleados para la comunicación cara a cara». Como resultado, las soluciones que permitan un intercambio y una colaboración fluida serán cada vez más vitales. Con Microsoft 365, Konica Minolta permite trabajar de forma inteligente y conectada en la nube, por ejemplo, capacitando a los equipos para que trabajen simultáneamente en documentos sin importar la hora o el lugar. Como partner global de Microsoft, Konica Minolta está trabajando con Microsoft para acelerar las transformaciones del lugar de trabajo digital de nuestros clientes. Con menos empleados presentes físicamente en la oficina, la necesidad de espacio de oficina se reducirá, lo que dará lugar a oficinas más pequeñas. La infraestructura de IT tiene que encajar en el espacio cada vez más reducido. Un gran ejemplo de esta evolución es el Workplace Hub de Konica Minolta, una solución integral que combina la infraestructura del servidor con capacidades de impresión y manejo de documentos en un solo MFP.

Tendencia 3: la nube pasa a ser el centro de los flujos de trabajo comerciales y las soluciones «como servicio» se vuelven críticas para el negocio 

En 2022, la capacidad de optimizar la utilización de los recursos de IT será cada vez más relevante a medida que la presión de la escasez de habilidades continúe creciendo. El 65% de los CIO estuvo de acuerdo en que los desafíos en la contratación de talento de IT están afectando negativamente a la industria. Por lo tanto, las soluciones en la nube pueden respaldar aquí al liberar a los departamentos de IT de la necesidad de administrar, proteger y actualizar la infraestructura de IT, al tiempo que concentran esos recursos internos en proyectos de mayor valor estratégico. Al mismo tiempo, las soluciones en la nube permiten a las organizaciones realizar un seguimiento de los costes, adaptar los servicios de manera flexible de acuerdo con las demandas cambiantes y ahorrar presupuesto para las capacidades del servidor. Esto permite a las organizaciones mantenerse a la vanguardia de la tecnología, independientemente de su tamaño y capacidad para competir en la guerra por el talento. «A medida que cambian los modelos de negocio y aumenta la necesidad de flexibilidad y eficiencia, las organizaciones se están alejando de la infraestructura de IT tradicional hacia una primera estrategia en la nube», comenta Philipp Schröder, director de estrategia y gestión de carteras de Konica Minolta Business Solutions Europe. «Sin embargo, una de las áreas que a menudo permanece ejecutándose en servidores locales es la infraestructura de administración de impresión. Al trasladar su infraestructura de impresión a la nube, no solo mejorará el trabajo móvil, sino que también aliviará al personal de IT de la carga de administrar varios servidores de impresión».

Tendencia 4: la amenaza del ransomware para las empresas aumentará

Uno de los desafíos de los modelos de trabajo híbridos y flexibles es mantener la seguridad de los datos y, en última instancia, proteger la propiedad intelectual de las empresas. De hecho, un estudio realizado por Konica Minolta encontró que el 37% de las organizaciones sufrieron un virus, malware o una amenaza de seguridad general específicamente durante el COVID-19. Más de la mitad de las empresas encuestadas ya han experimentado un incidente con ransomware en los últimos dos años, lo que lo convierte en una amenaza real. El auge de las criptomonedas anónimas hace que sea más fácil para los delincuentes, cada vez más profesionalizados, cobrar rescates. «Con más flujos de trabajo digitales, los objetivos potenciales de los ciberataques en las empresas se multiplican. Tanto el software como el hardware deben construir un muro sólido contra esas amenazas. Por lo tanto, la seguridad cibernética se ha convertido en una prioridad para las organizaciones», explica Torben Mowka, Product Manager de Konica Minolta Business Solutions Europe. Lo que las organizaciones a menudo no tienen en su radar es que las impresoras multifunción también pueden ser puertas de enlace para los ataques de piratas informáticos. Por ello, Konica Minolta ha sometido sus MFP a extensas pruebas de penetración proporcionadas por NTT DATA y la división de seguridad de NTT Ltd. Durante una prueba de 80 horas, los ingenieros intentaron sin éxito piratear los dispositivos. La solución de análisis de virus opcional de Bitdefender integrada en sus productos, analiza los datos entrantes y salientes en tiempo real en busca de datos infectados. Si los trabajos de impresión están infectados, Bitdefender los elimina. 

Tendencia 5: Sostenibilidad en el lugar de trabajo: de diferenciador a negocio habitual

Durante la cumbre COP26 en Gran Bretaña en noviembre de 2021, los líderes mundiales se reunieron para discutir el tema número 1 de nuestro tiempo: el cambio climático y las acciones necesarias para detener sus catastróficas consecuencias. Todas las partes interesadas deben implementar medidas efectivas, incluidas las empresas. En Konica Minolta, la sostenibilidad ha sido una parte integral de su negocio y estrategia durante mucho tiempo. Esto también incluye servicios sostenibles para sus clientes, que tienen como objetivo reducir sus emisiones de CO2. El servicio bizhub ECO, por ejemplo, ofrece una configuración ecológica preestablecida para MFP que ahorra tóner y elimina automáticamente las páginas en blanco. También incluye el programa «Habilitación de la neutralidad de carbono» para compensar las emisiones de carbono durante el ciclo de vida del dispositivo. Desde 2015, ya se han compensado 30.000 toneladas de CO2. Más allá de esto, gracias a la cooperación con Treedom, se planta un árbol en Kenia por cada servicio bizhub ECO vendido. «Con este servicio, contribuimos a soluciones tanto ecológicas como sociales», explica Sharon Heymann, Experta Senior en Gestión de Sostenibilidad de Konica Minolta Business Solutions Europe. «La sostenibilidad también se trata de todo el ciclo de vida de los dispositivos y consumibles. Los productos de Konica Minolta están diseñados pensando en el ahorro de material y energía y para una larga vida útil, de modo que puedan reutilizarse fácilmente después del primer uso o reciclarse al final de su ciclo de vida».

Aceptando los desafíos y oportunidades de 2022 

Olaf Lorenz Senior General Manager Digital Transformation comenta sobre estas cinco tendencias para 2022: «Con todos los desafíos por delante, creo que 2022 será un año en el que todos podremos aprovechar nuevas oportunidades comerciales, más bienestar en el lugar de trabajo y un entorno de trabajo más sostenible y seguro».