La gran decisión del momento: ¿Volver a la oficina o trabajo en remoto?

¿Cómo será la vuelta a las oficinas? ¿Cuándo será? ¿Será obligatorio volver o podré seguir trabajando desde casa? ¿Será seguro o tendré riesgo de contagio? ¿Qué me pierdo si he de trabajar en remoto? Estas son sólo algunas de las preguntas que hoy se hace mucha gente. También los responsables de las empresas que han de decidir sobre el retorno de las personas a sus puestos de trabajo.

El confinamiento forzado por el Covid-19 ha cambiado, muy posiblemente, la forma de pensar sobre el trabajo en remoto, su productividad, la efectividad de las herramientas digitales, las reuniones virtuales, el presentismo y el equilibrio entre la vida personal y profesional. También es posible que haya introducido nuevos hábitos en todos estos terrenos.

Una consecuencia importante para las empresas es la previsión de reducción del espacio de oficina que podrán acometer. Para hacer una estimación razonable del porcentaje de empleados que pasarán del trabajo en la oficina al trabajo en remoto vamos a indagar en las variables que van a influir en dicha decisión.

En este documento se analizan las distintas causas que influyen en la decisión de regreso o no de personas a las oficinas de empresas. El análisis, obviamente, no aplica a los casos en los que se requiere estar físicamente en el sitio en el que se desarrolla la actividad, como sucede en la construcción, hoteles, restaurantes, catering, aeropuertos o transporte.

Nos parece que este análisis puede ser especialmente útil para las empresas que tengan que adecuar su estructura de costes disminuyendo sus gastos de alquiler y los costes derivados al uso de espacio de oficina. Nos parece también adecuado el momento de plantear este debate, tras la experiencia masiva de trabajo en remoto motivada por la pandemia y su efecto en los miedos y mitos de esta forma de trabajo.

Identificar y sopesar los motivos para volver a la oficina

Es útil identificar, para sopesar su importancia relativa posteriormente, los motivos para volver a trabajar en las oficinas. Las razones, unas más personales otros más profesionales, pueden incluir elementos como los siguientes:

• No tengo espacio en casa. No dispongo de sitio silencioso.
• No tengo mesa ni silla cómoda para trabajar en casa.
• No tengo conectividad buena para video o es inestable.
• Mi estructura familiar no me permite trabajar desde casa.
• Vivo solo y prefiero ir a la oficina para estar con otros.
• Trabajo en oficina de atención al público, vigilante de seguridad y no lo puedo hacer desde casa.
• Necesito interactuar con otras personas cara a cara para actividades de ideación, coordinación o innovación.
• Requiero herramientas técnicas o maquinaria que no son remotizables.
• La confidencialidad de una operación corporativa hace deseable que la información no salga de un espacio habilitado para ello.
• La cercanía es necesaria para crear sentimiento de pertenencia o de urgencia.
• La presencia en la oficina es necesaria para el postureo y figureo que es parte del trabajo que realizo.

El paso siguiente es identificar de igual manera los motivos para no volver a la oficina, que pueden incluir razones como las siguientes:

• La experiencia positiva de los meses de trabajo remoto en la pandemia Covid-19.
• El ahorro para la empresa en espacio contratado.
• Reducción del estrés derivado del tiempo invertido en los traslados.
• Menor riesgo de contagio por no estar en la oficina con otras personas y por no utilizar transporte público.
• El ahorro de gastos de transporte tipo combustible, tarifas de transporte público, aparcamiento, etc.
• El ahorro de tiempo que puede permitir dormir más, descansar o hacer ejercicio.
• La mejora de la contaminación al evitarse desplazamientos.
• El logro de un mejor equilibrio entre temas personales y laborales.
• He perdido mi trabajo anterior y ahora soy proveedor de servicios independiente trabajando desde casa para diversas empresas. 

Los aspectos personales y el tipo de actividad que se realiza determinarán el modelo de trabajo del futuro

El modelo de trabajo del futuro será híbrido; un porcentaje cada vez mayor trabajará desde su casa y el resto lo hará en las oficinas. Las variables que más influirán son:

1. El deseo de los individuos de trabajar de manera remota.
2. El tipo de actividad y si requiere una presencia diaria, discontinua o remota. 

Como toda matriz de dos por dos hay cuatro situaciones que conviene explorar con más detalle:

• En el cuadrante de abajo a la izquierda sería prescriptivo volver a la oficina ya que convergen la voluntad de la persona con la necesidad de su presencia física en la empresa.
• El cuadrante de arriba a la derecha, el caso contrario, crearía las condiciones para un trabajo en remoto de manera estable.
• El cuadrante de abajo a la derecha lo que pide son esquemas de flexibilidad tanto en días como en horarios para reducir la permanencia en la oficina. También la creación de turnos para que no sea necesario acudir a la oficina todos los días.
• Por último, la solución al cuadrante de arriba a la izquierda es postergar el regreso a la oficina y dar la posibilidad de que los empleados vengan a las oficinas aprovechando los valles de las actividades que requieren presencia física.

Las variables que seguirán modificando el modelo de trabajo del futuro

Un modelo de trabajo está sometido a la fluidez de las variables que en él influyen. Las variables a tener en cuenta para revisar el modelo de trabajo pueden ser las siguientes:

• El avance de los despliegues de fibra óptica y la masificación del 4G y del 5G. Estos avances permitirán disponer de un ancho de banda adecuado y favorecerán el trabajo en remoto.
• La mayor adopción de herramientas colaborativas y el incremento de los nativos digitales harán que la interacción a través de medios digitales sea vista como algo natural y no como una pérdida de cercanía entre personas.
• El aumento de la seguridad psicológica de los empleados para que no perciban que su puesto está en riesgo por trabajar en remoto.
• La oferta de capacitación para hacer cambios en el tipo de actividad que se realiza.
• El avance de los trabajos que se pueden realizar sin participación humana; es decir la robotización, la digitalización, la automatización, etc.
• La evolución de algunos trabajos como por ejemplo el de asistentes personales. Seguramente se hará una mayor utilización de los “pool” de asistentes personales, y las personas que los integren realizarán actividades de mayor valor agregado como pueda ser armar una presentación de calidad en soporte digital.
• La viabilidad de las alternativas a la necesidad de un espacio físico por razones de confidencialidad. Los procesos de “due diligence” en operaciones corporativas ya se pueden hacer digitalmente con criterios de seguridad razonables.
• Y si fuera imprescindible siempre se podrá alquilar una oficina o un espacio en un hotel por el tiempo que sea necesario.

Nuestra percepción es que las variables que se han descrito harán que el cuadrante de trabajo en remoto será más habitual en los modelos de trabajo conforme pasen los años.

¿Qué están haciendo las empresas a corto plazo y cómo ello va a influir en el modelo de trabajo del futuro?

Las iniciativas más importantes que están tomando muchas empresas y que influirán en el modelo de trabajo de futuro son las siguientes:

• Muy pocas empresas tienen previsto la reincorporación simultánea a la oficina del 100% de la plantilla.
• La mayoría de las empresas está pensando en una reincorporación por olas, donde los primeros en reincorporarse serán los que más requieren estar en las oficinas, y tengan menos riesgos de salud.
• Se están diseñando esquemas de rotación donde se alternan subgrupos en diversos días de la semana para evitar aglomeraciones en los edificios.
• Se están implementando protocolos de higiene estrictos y control de la salud severos al acceder a los establecimientos.
• Se están definiendo nuevas reglas de distanciamiento entre los puestos de trabajo y en espacios comunes.
• Los ascensores han pasado a ser un cuello de botella para entrar y salir de los edificios.
• Se quieren respetar las preferencias de los empleados para retornar o seguir trabajando desde sus casas de manera remota. Nuestra estimación es que un 70% de las personas prefieren trabajar en remoto si se les da la oportunidad para ello.
• Se están redefiniendo nuevas “normas de conducta” o “reglas de juego” para el teletrabajo ya que en estos meses muchos empleados han manifestado un elevado nivel de stress por la cantidad de horas y permanente disponibilidad para estar atendiendo reuniones o llamadas. Se deberá garantizar la desconexión digital y una mayor flexibilidad para que los empleados definan cuando desarrollar sus horas de trabajo.
• Se está analizando la posible compensación económica a aquellos empleados que realicen teletrabajo, por la utilización de activos personales para uso profesional.
• Se está estudiando la viabilidad de un diseño de estructuras salariales en función del coste de vida de la población en la que se viva y desde la que se realice el trabajo en remoto.

Las consecuencias del nuevo modelo de trabajo en el mercado inmobiliario y en los estilos de vida de las personas

El nuevo modelo de trabajo va a tener repercusiones importantes en el sector inmobiliario y en los estilos de vida de las personas. Podemos anticipar las siguientes consecuencias:

• Caída de precios de alquiler de las oficinas y de los centros y locales comerciales.
• Ralentización o freno de construcción de nuevos espacios para oficinas
• Renegociación de alquileres con precios a la baja.
• Reducción de los plazos (duración) tanto de alquiler como de renegociación de alquiler.
• Preferencia por edificios de pocas plantas que permitan la movilidad de personas a través de escaleras evitando los ascensores.
• Revisión del modelo de negocio de los espacios de “co-working”; muchas reuniones se podrán hacer en locales tipo Starbucks o en áreas privadas de restaurantes.
• Aparición de nuevos jugadores para generar el mercado de oferta de capacidad ociosa de oficinas (tipo Airbnb para oficinas). Por ejemplo, empresa A utiliza lunes, miércoles y viernes, y ofrece los martes y jueves a empresa B compartiendo soporte administrativo y funcionalidades de la oficina.
• Disminución drástica de los despachos privados y las zonas “nobles”. Los espacios abiertos se impondrán en las oficinas. Habrá más salas de reuniones y menos despachos personales.
• Oportunidad para reciclaje de espacios de oficina para vivienda.
• Rediseño de viviendas para habilitarlas como vivienda-oficinas. Inversión y mejoras de espacios en el hogar para trabajar. Escritorios, sillas, ordenadores, conectividad, impresoras.
• Éxodo de los centros de las ciudades a pueblos alejados donde se pueda tener más calidad de vida a menor coste.
• Mayor protagonismo personal en el tipo de vida que se quiere tener, en el horario personal y en la organización del trabajo.

Reflexiones finales

Todos hemos escuchado que el futuro post Covid- 19 será diferente a lo que hemos vivido a la fecha. En algunas dimensiones no sabemos aún como se redefinirá ese futuro, pero en otras dimensiones hemos tenido la suerte de experimentar, de manera forzada, a través de una prueba piloto masiva, con una manera diferente de trabajar. El trabajo en remoto y las video reuniones han venido para quedarse. 

Las empresas tienen la oportunidad de capturar lo aprendido en estos últimos meses y redefinir el modelo de trabajo a futuro. Cada empresa deberá encontrar el nuevo equilibrio entre cuánta gente requiere estar físicamente en una oficina y cuánta gente puede seguir haciendo su trabajo de manera remota. Para ello, no solo bastará con entender el tipo de actividad a realizar y si las herramientas existentes lo permiten, sino que será necesario escuchar y entender la preferencia personal de cada empleado.

Aquellos que acierten con este reto tendrán mejor productividad y más ahorro de costos, contribuirán a la sostenibilidad del planeta, y contarán con un grupo de empleados más motivados y comprometidos.