La gestión de personas en la Administración Pública se digitaliza

El ayuntamiento de municipio toledano de Illescas ha finalizado con éxito y “en tiempo record” la primera fase de modernización tecnológica de su estrategia de RRHH, consistente en la implantación de un software en la nube que permitirá al área de personal automatizar realizar trámites que eran manuales y agilizarel trabajo más administrativo.

En esta primera fase se han optimizado Las funcionalidades que ha digitalizado por el momento el ayuntamiento son el ciclolos procesos de gestión de nómina, la generación de contratos y el portal del empleado. Este proyecto sustituye a la antigua aplicación que venía empleando el área de personal, GIA, facilitada por la Diputación de Toledoque contabadesde hace más con más de 18 años de antigüedad. El cambio responde a la necesidad del departamentode ganar en eficiencia – “había mucho trabajo duplicado”, señala Antonio Serrano, del equipo de RRHH del ayuntamiento – y también en agilidad, ya que había muchas tareas que se seguían haciendo manualmente.

El proyecto ha sido impulsado activamente por el propio Serrano y también desde Concejalía. Optaron por la modalidad cloud (o en la nube) porque era lo más coherente, ya que se gana en movilidad, accesibilidad y agilidad. Además, los servicios en la nube se actualizan automáticamente y cada nueva versión incorpora funcionalidades adaptadas a la legislación vigente, lo que le asegura al Ayuntamiento de Illescasno incurrir en sanciones administrativas.

El portal del empleado es otro de los ejes que incluye este proyecto y uno de los más ambiciosos del consistorio, pues se alinea con la estrategia de gestión integral de personas hacia la que se dirige. Cada vez más Administraciones locales están viendo la importancia de esta herramienta de comunicación interna para cambiar la relación y el contacto con sus empleados, haciéndola más fluida y completa.

Desde el consistorio han destacado la rapidez con la que se ha puesto en marcha el servicio, cuya implantación se ha realizado en “tiempo record”, afirma Serrano. Los casi 500 empleados con los que cuenta el ayuntamiento recibieron su nómina digitalizada un mes antes de lo previsto.

El Ayuntamiento de Illescas es un ejemplo de organismo local que cree en la modernización de su gestión de RRHH como elemento catalizador de la transformación de toda la entidad. Algo fundamental para responder al nivel de exigencia digital de los ciudadanos.

Anteriormente este consistorio tramitaba los procesos de RRHH de sus casi 500 empleados (entre funcionarios, laborales fijos o temporales y empleados sujetos a programas de plan de empleo) con GIA, la aplicación facilitada por la Diputación de Toledo. Este programa era limitado, lo que obligaba al departamento de personal a duplicar muchos procesos (como generar contratos de trabajo a través de la web del Ministerio y del SEPE) y realizarlos manualmente (como el ensobrado de nóminas una a una).

Con ginpix7, la solución Software Gestión de RRHH para la Administración Pública de Savia, y su despliegue en la nube, el ayuntamiento puede realizar desde cualquier dispositivo todos esos procesos de recursos humanos de forma más eficiente y ágil. Savia también ha incluido en el proyecto la interfaz de datos con la aplicación de contabilidad.

“Con SaaS los cálculos son rapidísimos. Antes con GIA podíamos perder hasta media hora esperando a las actualizaciones”

“Con SaaS los cálculos son rapidísimos. Antes con GIA podíamos perder hasta media hora esperando a las actualizaciones y dependíamos del soporte de informática para cualquier cambio o permiso”, explica Antonio Serrano, del área de RRHH del ayuntamiento de Illescas. Ahora ni él ni su equipo tiene que preocuparse de la parte técnica así como de los cambios legales. Esto es gracias a que el sistema se adapta a la normativa vigente automáticamente, mediante las actualizaciones que son transparentes para los usuarios sin que su trabajo se vea afectado.

Implantación en tiempo récord

Desde el consistorio han destacado la rapidez con la que se ha puesto en marcha el servicio, cuya implantación se ha realizado en “tiempo record”. La migración de los datos desde el antiguo sistema a ginpix7 comenzó en febrero de 2018 y se fijó un plazo de cuatro meses que finalmente han quedado en tres, ya que en abril el consistorio pagó las primeras nóminas de sus empleados con el software de Savia.

En paralelo a la implantación el personal de RRHH y los usuarios de ginpix7 han ido recibiendo formación progresiva por parte de los consultores de Savia, para que se fueran familiarizando con la herramienta. Algo que Serrano ha valorado especialmente porque “al ser una aplicación más potente requiere de un aprendizaje mayor”.

Engate, un paso más en la gestión completa de RRHH del ayuntamiento

El portal del empleado es otro de los ejes que incluye este proyecto y uno de los más ambiciosos del ayuntamiento, pues se alinea con la estrategia de gestión completa de personal hacia la que se dirige. En esta primera fase los usuarios lo están empleando paraactualizar los datos, ya que algunos de los que estaban grabados en el anterior sistema se habían quedado desfasados.

En las siguientes fases del proyecto el portal tendrá disponible toda su funcionalidad completa, lo que implicará a personal de RRHH y a todos los empleados del consistorio.

“Para nosotros era fundamental contar con una solución avanzada que nos permitiera mejorar los procesos y prepararnos de cara a los nuevos planes de empleo”, concluye Serrano. Pese al poco tiempo que llevan trabajando con ginpix7 los cambios ya son notables y el proceso de transformación digital del ayuntamiento de Illescas ya se está materializando.