En una reunión efectiva, todo queda en un par de pizzas. ¿Perdona? Así es, si dos pizzas no son suficiente comida para las personas reunidas eso quiere decir que hay demasiada gente convocada al meeting. Para que la reunión empiece a ser efectiva, el número de invitados debe ser el adecuado. Esta teoría es de un tal Jeff Bezos, a quien conoceréis por, entre otras cosas, ser el CEO de Amazon o dueño del prestigioso Washington Post. Si Jeff nos hace esta recomendación debemos seguirla porque, como a él, nos llevará al éxito.
Bien, ya sabemos cuántas personas vamos a ser. Siguiente punto: el tiempo. La extensión de la reunión no puede alargarse mucho ya que un proceso largo puede agotar. Para las reuniones periódicas te animamos a que calcules el tiempo de 30 a 45 mins.
Una buena idea para ganar tiempo es empezar la reunión antes ¿cómo? Muy sencillo: manda un mail el día anterior con los asuntos a tratar. Esto ayuda a que los convocados preparen los temas que se vayan a tratar y cuando arranque la sesión, todo el mundo sabrá a qué se enfrenta. Un consejo útil: limítate a compartir información relevante y justifica tus argumentos con datos.
Estos trucos te ayudarán a poder ajustarte al tiempo sin problema. Recuerda que una sesión dinámica como la que te proponemos puede ayudar a agilizar el día y le imprime esa velocidad que en ocasiones se echa en falta si la semana está siendo muy densa. Por otro lado, tampoco se trata de estar todos los días con reuniones. Ya lo dice el economista canadiense John Kenneth Galbraith con la cita que arranca este texto. Te servirá de gran ayuda concentrar las reuniones en 2 sesiones a la semana, reduciendo los tiempos a lo estrictamente imprescindible. Así multiplicarás la efectividad de las reuniones y sacarás provecho de ellas.
Ya está el equipo reunido y los puntos establecidos. Habéis empezado a las 11:30 como cada lunes y estáis ya a tope para preparar la semana. Ahora toca ser ágiles y, si con una cuestión no se avanza, habrá que saltar a la siguiente. Las reuniones deben procesos de breves pero constantes, como al pisar el acelerador del coche. Hay que tratar una serie de puntos pero en ninguno de ellos te puedes atascar. Avanza y ya volverás a él para no perder la dinámica resolutiva que se ha estado manteniendo.
Y desde la reunión actual ya puedes conseguir que la siguiente sea también igual de eficiente. Es esencial asegurarse de que todas las cuestiones queden bien atadas para no repetir asuntos. No solo hacer el clásico seguimiento del proceso realizado desde la última reunión, sino también dejar bien zanjados todos los problemas por resolver de cara a garantizar que el siguiente encuentro empiece de cero y no arrastre cuestiones pasadas.
Además de estas cuestiones, los detalles siempre son importantes. Todos los aspectos técnicosdeben estar resueltos antes de la hora de arranque: bolis, agua, un teléfono, buena conexión al wifi, el mando de la pantalla, etc. No hay nada más incómodo que interrumpir una reunión porque faltan los rotuladores de la pizarra o porque el mando no tiene pilas.
En definitiva, en una reunión efectiva se va al grano. Por ello es esencial empezar con una actitud dinámica y proactiva, sin dormirse ni irse por las ramas.
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