Lo que no se dice en las reuniones de trabajo

En las reuniones de trabajo pasan muchas más cosas de las que quedan consignadas en el acta, ya que se suele recoger lo que en ellas se dice, pero nunca lo que los participantes callan ni lo que transmite su lenguaje no verbal. Según el CEC, elementos como las miradas, las interrupciones o el orden que se sigue a la hora de hablar pueden tener un peso significativo en las reuniones de trabajo. 

Madrid, 3 de octubre de 2016, el Centro de Estudios del Coaching (CEC), la escuela de Coaching especializada en coaching ejecutivo, ha emitido un listado de comportamientos que se producen en las reuniones de trabajo y que, según esta escuela, marcan el curso de las mismas, tanto o más que los acuerdos o desacuerdos que manifiestan abiertamente sus participantes.

“En las reuniones suceden muchas cosas por debajo de la mesa que van más allá de lo que se dice. Son actitudes y estados emocionales que influyen en las conversaciones, cosas que se callan con intenciones de lo más variadas, gestos, miradas que, en muchos casos transcurren por debajo del nivel de conciencia. Son comportamientos que están influidos por la costumbre, los roles o el tipo de relación que rige en la cultura corporativa de la empresa” opina Miriam Ortiz de Zárate, socia-directora de CEC.

“En los Comité de Dirección hay muchos comportamientos que podemos observar y que nos ofrecen una información muy rica. Por ejemplo, dónde y cómo se sientan los participantes, cuál es el orden de las intervenciones, qué atención se le presta a los diferentes oradores, cómo se gestionan las interrupciones… Todos estos aspectos pueden tener una enorme influencia en el desarrollo de las reuniones y en el día a día de la empresa”, asegura José Manuel Sánchez, socio-director de CEC. 

8 GESTOS CLÁSICOS DE LAS REUNIONES QUE DICEN MÁS QUE MIL PALABRAS 

Sillas “en propiedad”. Aunque, en principio, no es habitual que los integrantes de un equipo tengan asignados un lugar fijo a la hora de sentarse, lo cierto es que la gente tiende a ocupar el mismo asiento. Cargo y antigüedad suelen otorgar el “derecho” a escoger primero, y pobre del novato incauto que ose usurpar el sitio de un compañero veterano o, peor aún, el del jefe. Existe un orden tácito, no escrito, que todos conocen y que nos da información sobre las jerarquías y las relaciones de poder, tanto explícitas como implícitas. En las mesas rectangulares, por ejemplo, es habitual que el jefe presida y que quienes le siguen en el escalafón ocupen los lugares más próximos. 

¿Quién rompe el hielo? Lo normal es que el jefe inicie y regule las intervenciones, pero el peso específico de cada integrante influye en el orden y frecuencia de intervenciones. Es habitual comprobar cómo las personas más senior o las que ocupan los departamentos más importantes para la organización toman la palabra en primer lugar. Hay empresas que dan la máxima importancia a la dirección de marketing, por ejemplo, mientras que otras la relegan a los últimos puestos. Las direcciones comerciales y financieras, sin embargo, suelen estar entre las áreas más valoradas en la mayoría de los casos, mientras que recursos humanos, desgraciadamente, suele cerrar el turno de intervenciones. 

A ver lo que piensa el jefe. Es relativamente raro que los integrantes de un equipo compartan sus opiniones de manera libre y abierta. A menudo esperan a conocer la opinión del jefe o de alguna persona influyente del equipo, para dar su punto de vista. En ocasiones encontramos equipos en los que las opiniones discordantes apenas existen, lo cual es un claro indicativo de que el equipo tiene dificultades serias de comunicación. Otras veces, el equipo cuenta con alguien que asume la voz discordante. Esta persona, que parece acumular todas las opiniones negativas del grupo, acaba generándose una imagen de “cenizo, crítico y negativo”, a pesar de estar cumpliendo con un papel esencial dentro del grupo. 

Miradas que dicen mucho. Las miradas nos ofrecen una información muy rica sobre quién es quién en el equipo, la ascendencia que cada uno tiene sobre sus compañeros y peso específico que se tiene en la organización. Hay personas que, cuando hablan, captan la atención de sus interlocutores mientras que otras solo cosechan miradas huidizas, despistadas y desatentas. Habitualmente el jefe suele ser la persona que más miradas acapara, pero a veces hay una figura tácitamente más importante, que recibe más atención. De la misma manera, podemos observar quienes son las personas a las que nadie mira, aquellas que parecen no ocupar lugar dentro del equipo, como si fueran invisibles. 

Distracciones. Lo que hacen el resto de las personas mientras alguien toma la palabra es muy significativo. Consultar el móvil, trabajar con el ordenador, mantener conversaciones en paralelo o incluso abandonar la sala, son señales bastante evidentes que nos indican el grado de importancia que se le está dando a la persona que tiene la palabra. 

Interrupciones. En una reunión raramente los discursos son fluidos de principio a fin. Lo normal es que se produzcan interrupciones. Dependiendo de quién las haga y de la naturaleza de las mismas, se pueden sacar valiosas conclusiones. Hay personas dentro de los equipos que parece que tienen el derecho adquirido de interrumpir cuando lo desean, mientras que otras jamás osarían hacerlo. 

Las preguntas. Las preguntas son todo un indicador de lo que de verdad está sucediendo en la reunión. En ocasiones reflejan conflictos abiertos entre los miembros del equipo y se usan con la intención de dejar en evidencia al interpelado o destacar la debilidad de sus argumentos. En otras las preguntas están fuera de contexto o son inadecuadas. Todo esto sin olvidar que una reunión sin preguntas es una reunión en la que el objeto de convocatoria interesa poco y lo que dice la persona que habla, menos. 

Acuerdos tácitos. Todos los equipos tienen reglas no escritas qué están aceptadas tácitamente, rigen la convivencia y reflejan la cultura corporativa de una manera mucho más clara, incluso, que las reglas expresas. Por ejemplo, la hora de comienzo y de finalización de una reunión, la posibilidad de entrar y salir durante la misma, qué se hace con los móviles, hasta qué punto se respeta el orden del día o el turno de intervención, y un largo etcétera.