¿Por qué invertir en un software de recursos humanos?

Cuando se considera la posibilidad de invertir en tecnología, especialmente en el entorno de los RRHH, hay que tener la certeza de que el tiempo y el dinero invertidos se traducirán en mejores resultados empresariales.

Por lo general, hay una serie de factores que hacen que las organizaciones -y en particular los equipos de RRHH- lleguen a la conclusión de que es el momento de invertir. Pero ¿cómo se puede argumentar para convencer -a finanzas y a TI, o a los altos directivos más seniors- que invertir en tecnología de RRHH será rentable?

He aquí mis 10 razones:

Todos los datos de RRHH se almacenarán de forma segura en una única ubicación

Si trabajas sin un software de recursos humanos, es probable que almacenes información personal sensible y confidencial en varias ubicaciones no seguras. Incluso, que esa información tenga diferentes formatos, al proceder del correo electrónico, BBDD distintas, aplicaciones de gestión como Trello, o, incluso, datos que estén impresos.

Esto supone un riesgo. Los datos se pueden perder. Los pueden robar. Se pueden corromper. Pueden desactualizarse o estar incorrectos. Y no darte cuenta. Un software de RRHH te ayuda a reunir toda la información importante en una única ubicación. Almacena los datos de forma segura, protegiéndola de ciberataques o de accesos no autorizados. Utiliza un formato sencillo que facilita su actualización. Esto es especialmente importante si el sistema permite el autoservicio de los empleados. Un software de RRHH en la nube, además de todo esto, permitirá que puedas acceder a la información a distancia. En cualquier momento y desde cualquier lugar y/o dispositivo.

Aumentará la productividad y la eficiencia del equipo de RRHH …

¿Sabes cuánto tiempo dedica el equipo de RRHH en transferir datos e información entre diferentes sistemas? Probablemente más de lo que te gustaría que emplearan en tareas de tan poco valor. La elección de un software de RRHH capaz de integrarse con otros sistemas como ATS o nóminas, por ejemplo, reducirá drásticamente el trabajo de reintroducción de datos. Este tiempo puede emplearse mejor en iniciativas estratégicas. O puedes compensar el coste de la inversión en software de RRHH optimizando la plantilla.

… Y de managers y empleados

Permitir que managers y empleados accedan al software de RRHH para ocuparse de tareas menores -solicitud y aprobación de vacaciones, registro de ausencias, actualización de información personal, solicitud de formación, registro de objetivos y evaluaciones de desempeño, etc.- agiliza el trabajo. Todos apreciarán las ventajas de poder realizar estas tareas de forma autónoma, cómo y cuándo quieran, sin tener que pedir siempre la ayuda de RRHH.

Mejorará la visibilidad del desempeño de los empleados

Para evaluar eficazmente el desempeño de los empleados hacen falta datos. Con toda la información de los empleados almacenada en un solo sistema, es fácil hacer las consultas necesarias. Y visualizar las tendencias mediante cuadros de mando incorporados e informes periódicos y automatizados. Con todos estos datos al alcance de la mano, ya no habrá que buscar impresiones de hojas de cálculo cuando alguien quiera ver las estadísticas de absentismo del último trimestre. O las tasas de finalización de formación. Todo estará disponible con sólo pulsar un botón.

Permitirá a RRHH tomar decisiones basadas en datos

Tener todos esos datos a mano, y en un único sistema, significa que pasarás menos tiempo recopilando información. Y más tiempo analizando las cifras para identificar patrones, prever tendencias futuras y evaluar la eficacia de las intervenciones pertinentes. Esto te ayudará a tomar decisiones más inteligentes. Y a obtener más fácilmente el apoyo de los directivos.

Reducirá el tiempo de contratación y encontrarás candidatos mejores

¿Cuántas veces has perdido la oportunidad de fichar a un candidato ideal porque otra organización le ha ofrecido un contrato antes de que tú hayas terminado el proceso de entrevistas? Cuando se trata de contratar a los mejores, la rapidez -y la calidad de su experiencia contigo como empleador- es realmente importante. Añadir un ATS o un módulo de contratación a tu software de RRHH, que gestione las vacantes, las reservas de talento y las distintas etapas del proceso de solicitud, puede suponer una diferencia notable en el tiempo de contratación. Y en la impresión que se lleva el candidato. Puedes apostar tu último euro a que tus competidores más cercanos están utilizando esta tecnología para contratar a grandes talentos. Así que no te quedes atrás: es el momento de invertir.

Ofrecerá una mejor experiencia a los empleados

No sólo los candidatos esperan una gran experiencia; los empleados actuales también esperan que sus interacciones con RRHH sean fluidas, rápidas y en sus propios términos. Invertir en un software de RRHH que sea fácil de usar, sencillo y accesible en los dispositivos móviles será un soplo de aire fresco para el personal acostumbrado a navegar por una maraña de hojas de cálculo y formularios poco manejables. Esto fomentará su participación en los procesos y procedimientos clave, como las evaluaciones y el establecimiento de objetivos. Y, en última instancia, ayudará a la fidelización de los empleados.

Las nóminas tardarán menos y serán más precisas

Centralizar los datos actualizados de los puestos de trabajo y las remuneraciones en un software de RRHH que se integre con el software de nóminas elegido, reducirá el tiempo necesario para realizar las nóminas. Esta integración hará que los datos sean precisos y fluyan automáticamente de un sistema a otro. Además, tendrás la certeza de que las nóminas estarán correctas, porque los datos que utilizará el software de nóminas (o el proveedor de nóminas subcontratado) serán siempre los correctos. De este modo, el equipo de RRHH, nóminas o finanzas no sólo tendrá que resolver menos dudas cada vez que se complete un proceso de pago, sino que también tendrá más tiempo para dedicar a otras tareas o a otros proyectos.

Cumplirá mejor con el GDPR

Como ya hemos comentado, utilizar un software de RRHH te ayuda a mantener protegidos y seguros los datos sensibles y confidenciales de los empleados. También proporcionará herramientas para cumplir más fácilmente con los requisitos del GDPR. Estas funciones pueden incluir paneles de retención de datos (para identificar los datos que deben anonimizarse o eliminarse), definir los períodos de retención de datos, permitir funciones de autoservicio para que los empleados puedan acceder a sus datos personales. También para quienes se dan de baja. O herramientas para cumplir con las solicitudes de acceso. Estas herramientas no sólo te ayudarán a cumplir la normativa -evitando sanciones económicas o daños a la reputación corporativa-, sino que, además, agilizarán las actividades relacionadas con la protección de datos. 

Facilitará el compromiso con la formación y el desarrollo

Elige un LMS que se integre con tu software de RRHH y los empleados podrán reservar cursos de formación. Y acceder a los contenidos y programas online de forma inmediata. No hará falta que recuerden otro nombre de usuario o contraseña. Hacer que el acceso a los contenidos de aprendizaje sea rápido y sencillo se traduce en un mayor uso y aceptación. Algo que, sin duda, será clave para las cifras de retorno de la inversión (ROI). Y, más aún, significará que, tanto los empleados como la organización en su conjunto, mejorará su capacitación y formación.