Digitalización de los procesos de RRHH: un motor para la productividad

Las áreas de RRHH son responsables de la estrategia de gestión de los empleados. Sus desafíos son enormes. Deben seleccionar nuevos talentos y motivar y fidelizar a los empleados actuales. También, está entre sus atribuciones gestionar el desarrollo de las habilidades de la plantilla. Es decir, impulsar su formación y su crecimiento profesional. O, facilitar el clima laboral óptimo, cuidar de la salud y el bienestar de los empleados en el ámbito de trabajo, y, garantizar el equilibrio personal y profesional.

Recursos Humanos tiene la difícil misión de diseñar las políticas laborales, con todo lo que ello implica. Y, la responsabilidad de llevarlas a la práctica, manteniendo los principios de equidad, transparencia y rentabilidad. A todo ello, hay que añadir el cumplimiento exquisito de todos los requisitos legales -convenios colectivos, normativas laborales, y reglamento de protección de datos, entre otros-.

Respecto al tema de los datos, es importante señalar que, el entorno de los recursos humanos y sus responsables se enfrentan habitualmente a un importante torrente informativo. Múltiples datos que, se generan, utilizan y analizan, a diario. Optimizar la gestión de esta información es clave para ahorrar tiempo en el desempeño de sus funciones administrativas. Pero, sobre todo, para proporcionar soluciones estratégicas más eficientes y rentables para la organización. Y, cuando hablo de la organización, me refiero, tanto al negocio como a la plantilla.

Con la introducción de la tecnología y la llegada de nuevos modelos de trabajo, los empleados esperan una gestión administrativa de los RRHH más sencilla. Confiar en soluciones digitales les ayudará a cumplir su misión y a mejorar, al mismo tiempo, la experiencia de los empleados. Lo hemos visto durante la pandemia y, seguimos siendo testigos de ello, a medida que las empresas y sus trabajadores vuelven a la normalidad. Una normalidad en la que ya se imponen los modelos de trabajo híbridos -una combinación del trabajo presencial y el remoto-. Y en la que el software de recursos humanos ha sido, es y seguirá siendo determinante para garantizar su consolidación.

Entonces, si alguien me preguntara en este momento, por qué es importante que las áreas de gestión de personas utilicen un software de recursos humanos, básicamente respondería que para superar los siguientes desafíos:

• Anticipación para guiar a la organización. RRHH debe tener siempre una visión global del estado de situación de la compañía. Esa vista panorámica tiene que mostrar claramente dónde están sus talentos. En qué proyectos participan. Qué nivel de desempeño tienen. Cuál será su evolución potencial a futuro, etc. Pero, también deberá aportar información sobre las áreas de mejora. Aquellos puntos débiles que hay que reforzar. Por ejemplo, analizar las habilidades de la empresa para saber qué acciones se pueden/deben implementar. Dependiendo del tamaño de la organización, esta tarea puede ser larga y compleja. Así que, no siempre se realiza con la frecuencia adecuada. No hacer este análisis de habilidades con la regularidad óptima puede hacer que, en un momento dado, la empresa carezca de los recursos óptimos. Eso, a su vez, hará que los empleados se sobrecarguen de trabajo y que la productividad y el desempeño individual se vea afectado negativamente. Por eso es importante, tener la información, analizarla y planificar acciones correctivas o impulsivas, según proceda. Es decir, anticiparse y actuar en consecuencia.
• Selección de nuevos talentos. Con el desarrollo de las plataformas de contratación online, las solicitudes de empleo pueden provenir de diferentes fuentes. RRHH debe poder organizarse correctamente para recibir una gran cantidad de información. Gestionar bien las solicitudes, los CV que llegan, permitirá a RRHH dedicar más tiempo a los candidatos. Y, proporcionar respuestas más personalizadas. Por supuesto, mejorar el análisis de las candidaturas y optimizar los procesos de selección.
• Integración y gestión de datos. A diario se realizan numerosas tareas administrativas. Desde la gestión de contratos, hasta la gestión de los informes de ausencias y vacaciones, pasando, por supuesto, por la gestión de la formación, los planes de carrera, los horarios, el desempeño, etc. En la era digital, es posible reducir el coste que generan todas estas funciones. Y, sobre todo, agilizar los procesos, proporcionando la seguridad y transparencia que demandan organizaciones y empleados.
• Evaluación de los empleados. Este paso es esencial para monitorizar el desempeño y poder ajustar la estrategia de RRHH. Un ajuste que, como decía antes, debe apuntar al equilibrio entre los intereses individuales y los intereses corporativos. Es posible que, por falta de tiempo, esta tarea no siempre se lleve a cabo de la manera más adecuada a pesar de su relevancia en el contexto. O que no se consiga poner en valor y acabe siendo un mero trámite. Un proceso que no convenza ni a empleados, ni a managers y, que, al final, no aporta el valor que se espera. Hay que dar visibilidad al proceso y, sobre todo, facilitar, simplificar y aportar resultados.
• Formación personalizada. Las áreas de recursos humanos son responsables del desarrollo profesional de los empleados. Incrementar o mejorar sus habilidades a través de la formación mejora, no solo el desempeño, también la motivación y el compromiso. Entre la identificación de las necesidades formativas, su planificación, presupuestación y gestión, RRHH tiene una gran cantidad de información y tareas que procesar. Apoyarse en un software de recursos humanos, sin duda, marcará la diferencia.
• Diseño de planes de carrera. La digitalización de procesos muestra, una vez más, sus fortalezas, para facilitar la evolución de los empleados. Identificar las necesidades de movilidad interna, hacer un seguimiento personalizado, impulsar acciones orientadas a agilizar los planes de carrera, etc. todo será más sencillo si se cuenta con el apoyo de un software de recursos humanos.
• Comunicación y participación. Este es uno de los grandes desafíos en el entorno empresarial. Por un lado, para atraer y fidelizar el talento. Y, por otro, para facilitar la conexión entre recursos humanos y la plantilla. En todo caso, una comunicación fluida, honesta y transparente ayudará a mejorar la imagen de marca, tanto dentro como fuera. Y, por supuesto, en el día a día, facilitará el conocimiento y reconocimiento de los empleados y sus necesidades. Y, hará que los conflictos o las conversaciones difíciles sean más sencillas.
• Cumplimiento normativo. Las áreas de recursos humanos son las responsables del cumplimiento de la legislación laboral. Pero, también, de garantizar la seguridad de los datos de los empleados. Datos que, dicho sea de paso, encierran información personal y sensible que deben siempre protegerse, más allá, incluso, de lo que marca la Ley.

Por lo tanto, la digitalización de los procesos de recursos humanos es ya, un aspecto clave. Algo que no admite discusión más allá del diseño de la estrategia adecuada o las herramientas óptimas para llevarla a cabo. Ahora bien, digitalizar, es mucho más que implementar un software de recursos humanos. Digitalizar es implementar soluciones. Así que, si estás buscando un proveedor tecnológico para subirte a la ola del cambio digital, lo que te recomiendo es que busques mejor, un socio. Alguien en quien confiar. No solo una empresa que te venda tecnología. Más bien, una organización que, además de la tecnología, te proporcione los servicios añadidos necesarios para convertir una buena herramienta en solución completa.