Cómo empezar con el “pie derecho” en un nuevo trabajo

Hablamos mucho de experiencia de cliente para definir las claves de la transformación digital, pero se nos olvida que esa transformación está impulsada por las personas y que esa misma exigencia en cuanto a la satisfacción experiencial es válida también para quienes desde dentro son los responsables de impulsar el cambio.

Identificar y seleccionar al mejor candidato posible para un puesto, es una tarea ya, de por sí, bastante estresante. Pero, una vez conseguido, resulta frustrante que la persona seleccionada se marche de la organización a los pocos meses de su incorporación porque la compañía o el puesto no cumplían sus expectativas. No es tan raro como piensas. Estas cosas pasan y no siempre es reprochable a un proceso de selección confuso o ambiguo. A veces, las personas se sienten defraudadas porque la primera impresión, al llegar a su nuevo destino, no fue todo lo satisfactoria que esperaban.

Las primeras semanas son fundamentales para generar esos compromisos que tanto se demandan por ambas partes. Por eso, no hay que dar por concluido el proceso de selección tras la contratación, sino más bien, cuando la persona se incorpora e integra en la organización: conoce a sus compañeros y a las personas a las que deberá reportar, los procedimientos y metodologías relacionadas con sus funciones, la política, la cultura y, en definitiva, la esencia de la organización de la que acaba de entrar a formar parte.

No solo es recomendable, sino estratégico, que las organizaciones dispongan de un Plan de Acogida claro -lo que los anglosajones definen como Onboarding, un término cuyo uso está ya bastante extendido también en nuestro país- para evitar problemas como: indefinición de tareas y desconocimiento de los mandos a los que se debe rendir cuentas, falta de empatía con algunos compañeros, mala ubicación dentro de la oficina, políticas corporativas que resultan ajenas o, cuanto menos, muy alejadas de la ética personal, …

Dicho en positivo, un Plan de Acogida debe ayudar a resolver temas que apuntan a dos direcciones: aspectos meramente prácticos del trabajo y otras cuestiones más ligadas a las emociones.

Los aspectos prácticos pueden parecer triviales, pero no lo son tanto: ¿cuántas personas y/o departamentos están implicados (TI, RH, administración, gerencia, …) ¿qué dispositivos se deben preparar para que estén operativos el primer día del nuevo empleado? ¿quién y cómo se encargará de su formación? Algunos aspectos relacionados con la incorporación son bastante parecidos para unos y otros, por lo que se puede hacer un proceso eficiente generando una lista de tareas pre-elaboradas -modificable, eso sí, en función de las circunstancias y necesidades de cada uno- y compartida con todos los actores implicados. Esto permite tener bajo control todos los aspectos prácticos del Plan de Acogida.

Una vez abordados estos aspectos habrá que encarar una nueva fase, igualmente delicada, que está más ligada a la satisfacción y socialización del nuevo empleado. Todos sabemos qué sensaciones suelen ser habituales durante los primeros días que te encuentras ante una nueva realidad: desorientación, timidez, ganas de causar buena impresión, … es decir, aspectos todos, que conducen a la formulación de preguntas tales como: ¿estaré a la altura? ¿este trabajo me conviene? ¿tendré buena relación con mis colegas y acceso fácil a los managers o la dirección?

Disponer de un Plan de Acogida que tenga en cuenta las dificultades naturales a las que se deberán enfrentar las nuevos empleados puede marcar la diferencia: presentar a todas las personas con las que trabajarán y dejar claro quién será la persona de contacto para cada tema; mostrar las oficinas y los hábitos establecidos (comedor, área de relax, compras compartidas, …); mostrar claramente las pautas de la política y cultura corporativa para que los recién llegados sepan, desde el principio, si la organización cumple o cumplirá sus expectativas personales y profesionales; involucrar a los recién llegados en los planes de formación para evitar las incertidumbres o preocupaciones ante el desconocimiento.

En definitiva, el objetivo de un plan de Onboarding deberá ser proporcionar al recién llegado toda la información y herramientas necesarias para realizar bien su trabajo, de una manera sencilla y con la tranquilidad de que su actuación se ajusta a los requisitos establecidos por la compañía. Por ello, son varios los aspectos que se deben poner sobre la mesa: desde las dotaciones necesarias para garantizar que el empleado dispone de las soluciones, herramientas y materiales adecuados para el desempeño de su actividad -desde el primer día-, hasta las claves de la política corporativa de la organización, pasando, naturalmente, por el conocimiento de todo su equipo, tanto, superiores a los que deberá reportar, como subordinados a los que deberá impulsar, motivar y evaluar.