La priorización de tareas para lograr la productividad y eficiencia es un aspecto crucial que transmitir a los directivos como piezas clave que son del progreso de la compañía y de sus resultados. Además, se convierte en imprescindible, derivar el ahorro de tiempo que se produce hacia el área personal para conseguir evitar la desmotivación que suele acarrear la falta de conciliación entre las distintas áreas de la vida.
¿Por qué es importante este aspecto? Porque a lo largo de mi carrera trabajando en potenciar el desarrollo personal y profesional de las personas he podido contrastar que el mayor problema del ser humano radica en que no sabe priorizar lo que de verdad es importante. Aunque la mayoría cree tener claras sus prioridades (la salud, la familia…), en la práctica, nadie dedica el tiempo que correspondería a cada faceta de la vida, según su importancia real.
El método patentado de “Las Cajitas” es el resultado del trabajo que he realizado durante 10 años con más de 8.000 personas de diferentes perfiles, donde he podido testear que prácticamente el 100% de las personas prioriza mal sus vidas.
Prácticamente todos anteponían su trabajo frente a su salud o familia y lo más duro de esta realidad, muchas veces tomada desde el subconsciente, es que el tiempo destinado al desarrollo profesional se centraba en desarrollar tareas NO productivas. Concretamente puedo afirmar que el 90% de las tareas que se hacen a diario NO son altamente rentables para el negocio.
Es por tanto un ejercicio de responsabilidad y coherencia personal esforzase por ser productivo y saber priorizar cada tarea y decisión que tomemos en nuestra vida.
¿Cómo hacerlo? ¿Cómo conseguir que nuestro cerebro aprenda a priorizar adecuadamente? ¿Cómo ganarle la batalla al subconsciente para que gane las acciones relacionadas con la consecución de nuestros objetivos y no lo urgente? ¿Cómo dejar de ser un apagafuegos?
El Método es claro e infalible, sólo hay que entrenar al cerebro para saber priorizar, para saber asignar el orden adecuado a las tareas, labores y quehaceres. A continuación, propongo 5 acciones para directivos para conseguirlo:
1.- PROTEGER un tiempo semanal para reflexionar sobre los «para qué» de las diferentes actividades que desarrollamos. Proteger significa agendar de una semana para otra, día, hora y tiempo que vamos a dedicar a esta tarea y evitar interrupciones. Adiós móvil y ordenador o mails y si cerramos la puerta del despacho mejor. Los verdaderos motivos que mueven al ser humano, sus deseos sinceros y sus valores, deben tener tiempo para pensarlos, escribirlos y trabajarlos.
2.- DETECTAR las tareas de alta rentabilidad, baja rentabilidad, delegables, imprevistos, interrupciones, barreras mentales y hábitos no saludables para la consecución de los objetivos fijados. Para ello el primer paso es hacer un análisis pormenorizado de situación para posteriormente hacer una reestructuración de tareas y acciones de mejora. Haremos un registro diario de todas las actividades y acciones realizadas a lo largo de cada día, al detalle. Cuando la parte consciente del cerebro se percata de la cantidad de tiempo perdido, la situación cambia.
3.- PLANIFICAR: es una de las mejores inversiones que podemos hacer para la mejora de la productividad. En el trabajo, el 90% de las horas que trabajamos no son productivas y es por la falta de planificación orientada a objetivos y metas. Planificar consiste en poner atención a las 4P: Pensar, Priorizar, Proteger y Perseverar. Para ello, hay que agendar nuevamente esta tarea y evitar así caer en la tentación de lo urgente.
4.- Trabajar las BARRERAS MENTALES y HÁBITOS: el registro diario evidenciará que un alto porcentaje de las tareas de baja rentabilidad, interrupciones, imprevistos y tareas delegables son causa de nuestras propias barreras mentales. Por ejemplo, el no saber decir NO, o no delegar por pensar que lo harás mejor y encima te quita tiempo. Cuando somos conscientes del tiempo que malgastamos por un barrera mental y alto precio que pagamos por ello en nuestra vida privada, comenzamos a eliminarlas. Es fundamental romper barreras mentales y cambiar hábitos no productivos.
5.- Diferenciar y DEFINIR correctamente sueños, objetivos, metas, labores y acciones para ser conscientes y relacionar en todo momento cualquier tarea para estar seguros qué y sobre qué estamos priorizando.
No obstante, lo más complicado siempre es conseguir pasar a la acción y esto es lo que consigue el ‘Método de las Cajitas’, logra materializar de forma real y efectiva cada una de las acciones definidas para la consecución de cada meta y objetivo.
Las Cajitas son pequeñas acciones consecutivas cuya duración es inferior a dos horas para conseguir una meta. Se trata de acciones pequeñas de izquierda a derecha, donde las de la izquierda o del comienzo son tareas de alta rentabilidad INTANGIBLES y las de la derecha o las que están más cerca del final son las tareas de alta rentabilidad TANGIBLES. Por lo que, si no hacemos las TANGIBLES, las INTANGIBLES no valen nada y no hay resultados.
Solo se dedica entre 1 y 3 horas a las tareas de Alta rentabilidad TANGIBLES, por lo que las horas que no valen nada en las empresas son alrededor del 90%.
Cuando hemos interiorizado el proceso y tenemos clara la estructura de nuestros objetivos, el cerebro comienza a entrenarse y a aprender a priorizar sin poderosos esfuerzos, enfocándose entonces en la delegación de cajitas de baja rentabilidad para que nuestra rentabilidad personal sea cada vez mayor. Es aquí donde entran a formar parte las colaboraciones, las nuevas contrataciones de personal, la delegación de tareas e incluso la búsqueda de eficaces herramientas como el CRM de Teamleader donde puedes automatizar la creación de cajitas que se insertan de forma automática en las Agendas.
Me gustaría subrayar que el ‘Método de las Cajitas’ es poderoso a nivel profesional, pero tanto o más lo es a nivel personal, donde provoca la eliminación de barreras sociales y empresariales para priorizar y poner en valor, nuestros más sinceros deseos.
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