Cada vez son más los empleados que se desplazan por trabajo durante su jornada laboral. Por eso, controlar los gastos de viaje de empresa se convierte en una tarea laboriosa a final de mes, pero a la vez resulta un ejercicio muy importante para la empresa. A continuación te enseñamos las claves para sumar eficiencia en este proceso.
Los desplazamientos por trabajo son cada vez más habituales en muchas compañías. La lista de gastos cada vez es más larga: billetes de tren, tiques de taxis, comidas, parkings, noches de hotel, y no olvidemos de la famosa gasolina, claro.
Si tu compañía también es de las que cada vez genera más gastos de viajes, aquí tienes 3 consejos para mejorar el proceso de la gestión de gastos:
1. Ten claro el presupuesto disponible. Aunque parezca evidente, el primer paso es saber de qué dinero disponemos para los gastos de viaje. Se deberá tener en cuenta consideraciones como cuántas y cuáles serán las necesidades previsibles para el negocio en el próximo año.
2. Desarrolla correctamente el plan de movilidad. Toda empresa necesita disponer de un plan de movilidad para administrar los costes ocasionados por el desplazamiento de sus trabajadores. Conocer el número de personas en movilidad, los departamentos a los que afecta, o el ámbito y la frecuencia de los viajes son aspectos esenciales. También es muy importante delimitar qué tipo de gastos por desplazamiento y kilometraje tendrá cubiertos cada empleado o fijar también cuándo y qué hacer cuando superemos ese límite.
3. Digitaliza y automatiza el proceso. Reportar y administrar los gastos de empresa es tedioso para los empleados de movilidad que pasan los gastos pero también para los trabajadores de administración y finanzas. Una solución práctica es contar con una plataforma que digitalice y automatice el proceso. Aunque parece casi imposible, a través de una plataforma de gestión de gastos de viaje de empresa se puede conseguir hacer fácil lo difícil. Es decir, unir en un solo flujo el reportador, revisor y contabilidad. Y es que con un solo click el trabajador, desde su móvil, puede digitalizar los gastos y tenerlos ordenados y guardados para su nota de gastos. El revisor recibe los informes a tiempo y en contabilidad cuentan con sistema totalmente integrado que les permite tener los gastos bajo control.
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