La gestión digital del talento a la prueba de los hechos: el on-boarding

¿Cómo mejorar la gestión de las incorporaciones gracias al digital?

Si uno duda de que la incorporación de nuevos colaboradores en las empresas es una de las asignaturas pendientes de la función Recursos Humanos, que se fija en lo siguiente: hace unos días en Linkedin, estuvo recibiendo 3.000 comentarios y más de 70.000 “Me gusta” una foto sencilla en la que se veía un escritorio con un pack de bienvenida (ordenador, cuadernos, bolis, polo corporativo). Los comentarios eran fundamentalmente del tipo: “¡Ojalá sea algún día realidad!”, “A mí no ha pasado nunca algo igual”, “¿Esa empresa no existe!… 

Algo estará fallando. Cuando hablamos de la experiencia empleado, no tenemos que olvidar que, aunque todos los días cuentan, hay algunos momentos muy importantes en la vida de un empleado. Se habla mucho de los 100 primeros días de un ejecutivo, pero las primeras horas del primer día de cualquier colaborador en una nueva empresa también son claves. Y el éxito social de la foto mencionada nos viene a recordar esa dimensión emocional fundamental que tenemos que tomar en cuenta.

¿Por qué no prestamos la atención necesaria al recién llegado en la organización?

Pueden existir muchos motivos, pero en mi opinión uno de los principales es un factor cultural: no se le presta la atención suficiente al nuevo colaborador. Porque es nuevo y como tal salvo las personas que le entrevistaron nadie lo conoce o sabe que va a llegar; porque bastante se tiene que hacer con las personas que ya están trabajando y a las que ya nos gustaría dedicar más atención (¡casi tendríamos un agravio comparativo!).

El segundo factor es organizativo: el “on-boarding” no solo es cosa de Recursos Humanos: también involucra antes del día de la incorporación y en las semanas posteriores a muchos más actores: el equipo de trabajo directo, los managers del centro de trabajo, el Departamento de IT, Servicios generales, etc. La falta de coordinación de dichos actores y de anticipación y seguimiento de las acciones a llevar a cabo llegan en muchas empresas (¡evidentemente no en todas!) a convertir ese momento privilegiado de primer encuentro entre el colaborador y su nuevo “hogar laboral” en un agobio por no tener el puesto de trabajo listo, una toma de contacto mínimamente formalizada y organizada con el entorno, etc.

¿En qué el digital permite a Recursos Humanos mejorar?

¡Al grano! Digitalizar el proceso de on-boarding permite:

–          Reducir el tiempo de gestión administrativa por parte del equipo de Recursos Humanos (automatización de la gestión documental necesaria previamente a la incorporación)

–          Recortar el tiempo inoperativo del nuevo colaborador asegurándose que tendrá a su disposición todo lo necesario para trabajar (gestión predefinida por perfil, función, centro de trabajo de los aspectos materiales de la incorporación simplificando la coordinación entre departamentos y asegurando la realización en los plazos acordados de las acciones definidas)

–          Mejorar la buena incorporación al equipo de trabajo directo y a la organización en general (protocolos automatizados de comunicación a compañeros, puesta a disposición vía email o por un portal colaborativo de la documentación corporativa relevante, manual de bienvenida, directorio…)

–           Acelerar la integración y aculturación y limitar a la vez los potenciales riesgos de desmotivación o malentendidos (monitorización de un plan de on-boarding, mini encuesta de satisfacción a días 7 / 30 / 100).

–          ¡Y muchas más cosas!

Cada uno actuará a la altura de sus posibilidades y retos de incorporación. Pero es indudable que todos podemos mejorar algo y que el digital nos abre nuevas perspectivas. Sólo hace falta analizar el punto en él que nos encontramos, definir metas, ¡y ponernos manos a la obra!