Por qué manejar los Recursos Humanos desde la Nube

El papel del área de RR.HH. en las empresas está cambiando, los distintos sectores de la organización esperan mayor valor agregado.

En la práctica diaria, las actividades cotidianas de RR.HH. -especialmente, la liquidación de sueldos- demandan mucho tiempo y atención. Los formularios de papel, las planillas Excel y los sistemas de  IT no siempre se combinan bien entre sí.   Cada organización tiene muchos datos de sus empleados, pero generalmente se encuentran en sistemas y listas diferentes; esto no permite una justa comprensión global del personal.  

Los RR.HH. en la nube pueden ayudar a mejorar esta dificultad. 

Aumento de la demanda de digitalización

El 60% de todos los gerentes de RR.HH. considera que su departamento no cuenta con suficiente tecnología moderna, fácil y con acceso desde dispositivos móviles (fuente: Deloitte, 2014).

Los empleados actuales también exigen que la empresa cuente con tecnología moderna para los RR.HH.  Las nuevas generaciones están familiarizadas con smartphones, que los contactan con el resto del mundo que los rodea.  Ellos también quieren organizar sus propios asuntos de RR.HH. en el momento y desde el lugar que lo deseen. Un estudio realizado en 2011 por PwC (Millennials at work), empresa de auditoría y asesoría, demostró que el 59% de los empleados jóvenes tiene en cuenta la tecnología disponible en una organización a la hora de elegir a su nuevo empleador.

El crecimiento de soluciones de RR.HH. en la nube

Hay una tendencia creciente a optar por la nube por parte de las organizaciones, esto permite a gerentes y empleados a tener acceso vía Internet a los servicios de RR.HH. Dichas soluciones abarcan procesos básicos (solicitar permisos para faltar o registrar el ausentismo) y otros tácticos, como el ciclo de evaluación y la gestión de talentos. Según una investigación de Computer Profile en 2014, quienes utilizan soluciones en la nube con mayor frecuencia son los departamentos de RR.HH., comparado con otras  áreas de la organización.  El 28% de todas las aplicaciones en la nube son soluciones de RR.HH.

Sin embargo, todavía falta que muchas las organizaciones se sumen a la nube. El HR Benchmark 2014-2015 de Raet, una investigación realizada por TNS NIPO, demuestra que en la actualidad el 54% de todas las organizaciones no cuentan con procesos de RR.HH. disponibles para ser usados desde smartphones y tabletas.

La nube: ¿qué es en realidad?

Una empresa que opera sus procesos de RR.HH. en la nube, no gestiona la tecnología, la terceriza en un proveedor externo.  Al contrario de lo que ocurre con una solución interna, donde la organización es la que configura su propia estructura de IT y es ella sola la que la maneja.

Principales características de una solución en la nube:

• Acceso universal: Los usuarios pueden utilizar la solución en la nube en línea, en cualquier momento y en cualquier lugar, incluso desde sus celulares o tabletas.
• Pago por uso: Las organizaciones pagan por cada empleado activo.
• Escalabilidad: Se puede incrementar o reducir el número de usuarios o el número de personal registrado de manera fácil y rápida, por ej., si existen altas y bajas temporales.
• Reducción de gastos de IT: No es necesario invertir en servidores, ni comprar hardware y software de IT, y no hay gastos de gestión. Todo lo cubre su socio en la nube.
• Inmediatamente disponible: Los servicios en la nube pueden comenzar a ser utilizados de manera fácil y rápidamente. 

Ventajas de organizar los RR.HH. en la nube 

Ventajas en eficiencia

1. Disponible en cualquier momento y en cualquier lugar  (accesibilidad universal)

La disponibilidad y la facilidad de uso de las tecnologías son claves para que sean aceptadas en la organización.

 2. Ahorro de tiempo

Una solución en la nube reduce la presión laboral del área de RR.HH. y hace que pueda enfocarse en temas estratégicos, asesoramiento y colaboración con los gerentes.

3. Ahorro de gastos

Los sistemas, el software y los datos son gestionados por el proveedor de servicios.  La empresa no necesita invertir en servidores, licencias de software, mantenimiento y capacitación para la administración del sistema.  Se trata de una gestión eficiente y efectiva.  RR.HH. cuenta con más tiempo para sus actividades tácticas y estratégicas. 

4. Flexibilidad y escalabilidad

Actualmente, hay mayor flexibilidad laboral.  Existe mucha rotación de personal, así como aumento o disminución de nómina según la actividad de las organizaciones (fusiones, adquisiciones, picos de estacionalidad en algunas industrias, etc.).  Muchas empresas combinan una parte del plantel fijo con otra estacional.    

El sistema de RR.HH. debe ser flexible y ágil.  La nube permite escalabilidad, facilita pagar sólo por lo que se usa.  Es una modalidad eficiente. 

Ventajas en el cumplimiento

5. Menor posibilidad de errores

Los sistemas Self-service registran procesos sin errores por rutas predefinidas.  En cualquier momento del proceso se puede ver quién está tramitando una solicitud específica, si ésta está aprobada o cuándo debe ser aprobada. El sistema verifica si se dispone de todos los datos, si éstos son los correctos, y emite  alertas a los gerentes y empleados en el momento indicado. Así, se evitan errores y retrasos costosos en los registros de RR.HH..  

6. Siempre al día con leyes y regulaciones más actuales

Las leyes y regulaciones en el área de los RR.HH. se modifican constantemente.   Los errores u olvidos pueden significar un alto costo para la organización.  Al digitalizar los procesos en la nube, el proveedor se ocupa de esas actualizaciones.

Adoptando la más actual de la tecnología de la nube en RR.HH., la organización se asegura de que los procesos se llevan a cabo de manera estructural y correcta, en línea y cumpliendo con todas las leyes y reglamentaciones vigentes.

 Ventajas en la efectividad

7. Información clara y actualizada

Es importante que la dirección, los gerentes y los asesores de RR.HH. puedan confiar en una sola fuente de información sobre su personal.  En la nube el sistema de RR.HH. está integrado, vincula diferentes procesos con registros contables; proporciona información clara, uniforme y actualizada. 

Un estudio realizado por Deloitte en 2013 demostró que en promedio las organizaciones guardan la información en siete sistemas de RR.HH. diferentes, generalmente interrelacionados en forma limitada. Esto dificulta una comprensión clara y confiable sobre la nómina de personal.

En la nube se pueden generar informes con datos actualizados en tiempo real.  En el momento se puede saber, por ejemplo, cuál es la tasa de ocupación, las horas libres acumuladas o las diferentes capacidades de los empleados.

8. Perspectiva y decisión en el mercado laboral

Si se dispone de datos actuales y confiables, se puede reaccionar más rápidamente ante una necesidad de personal, comenzando por candidatos dentro de la organización. Ofrecer oportunidades de desarrollo a los empleados talentosos es mantenerlos más tiempo dentro de la organización. 

Si hay que buscar a alguien afuera, con tecnología de RR.HH. en la nube se puede realizar una búsqueda más rápida y fácilmente.

Un estudio de Deloitte demostró que más del 40% de todas las vacantes para determinados grupos meta se cubren desde smartphones y/o tabletas. 

Ventajas en la imagen

9. Mejorar la imagen interna de RR.HH.

Si el departamento de RR.HH. cuenta con sistemas que permiten a  la gente organizar sus propios asuntos a través de la nube, se asocia al área con “vanguardia” y “tecnología”.  Una imagen positiva.
Si la operatoria es sencilla y ágil, habrá entusiasmo desde el primer momento.  Y el sector de RR.HH. podrá desempeñar una función más consultiva.

10. Marca del empleador: Empleador moderno

Los empleados exigen herramientas y recursos modernos. La nube es el futuro (y es presente). Gestionar los RR.HH. en la nube es más que una tendencia, es la garantía de un nivel de servicio, transparencia y una forma de comunicación que se corresponden con empleados modernos que quieren controlar su propia carrera profesional.