Tiempo laboral eficiente

Antes de leer este artículo me gustaría hacerle un pregunta ¿Sabe usted, fehacientemente, a qué tareas ha dedicado hoy su tiempo laboral? ¿Era lo adecuado, simplemente retomó la actividad dónde la dejó ayer o se ocupó de temas urgentes, a sabiendas que en breve deberá ponerse a realizar una tarea que sí es importante?

            Y si además es usted el responsable de operaciones, producción o RR.HH de una empresa ¿Sabe a qué actividades profesionales concretas han dedicado hoy la jornada laboral todos los miembros de su equipo?¿Eran las que Ud. les asignó?

            Según un estudio de BBVA, elaborado en 2013, la baja productividad continúa siendo uno de los rasgos mas distintivos de la economía española. Los trabajadores españoles son de media un 20% menos productivos que los alemanes. ¡¡¡Y eso que trabajamos de media 280 horas anuales más que ellos!!!, según cifras de la OCDE. Y si hablamos de absentismo, otros estudios especializados, como el presentado el pasado junio por Adecco e IESE, señalan que el absentismo está repuntando y que de media el trabajador español está ausente 10,7 días de su puesto de trabajo dentro de la jornada laboral legal. Sólo Suiza supera a España, 10,9 días, también según la OCDE.

            Es decir que trabajamos más horas y somos menos productivos porque, tópicos a parte, tal vez no sepamos cómo tenemos que afrontar nuestra jornada laboral ni contamos con las herramientas que nos otorguen una eficiente gestión integral de nuestro tiempo en el trabajo.

            La evolución de las TIC sí que nos permite a partir de ahora resolver esta laguna. Los nuevos sistemas de gestión de tiempo han evolucionado y si anteriormente sólo podíamos saber cuándo entraban y salían las personas en una empresa y Cuánto tiempo estaban presentes, ahora nos permiten conocer el Quién, el Dónde y el Qué del tiempo profesional de esas personas dentro de la organización.

            Con el Quién podemos asegurar la identidad de esa persona, los sistemas de reconocimiento facial de última generación aportan, al valor añadido de la seguridad, la comodidad de acceder a nuestro lugar de trabajo sin sacarnos las manos de los bolsillos.   El Dónde que antes se limitaba a centrales o sedes, ahora es ubicuo. Mediante el uso de apps para móviles con geolocalización, ya sea en casa, en las oficinas de un cliente, o en un puesto de trabajo itinerante.           

            Pero sobretodo, para mejorar la productividad es importante el Qué, y con ello me refiero a saber qué está haciendo esa persona y si lo que realiza es lo que correspondía hacer. Y ese Qué no debe confundirse con un estricto control ya que se trata  de conocimiento.

            Más preguntas ¿Sabe Ud. en qué invierte su tiempo a lo largo del día? ¿A qué dedicó la mayoría de horas trabajadas el año pasado? Haga el ejercicio de medir qué hace, reloj en mano, durante un día, y verá que el resultado acostumbra a estar alejado de lo que Ud. preveía realizar.

            La precepción del tiempo depende de multitud de factores emocionales. En el caso de las empresas, muy pocas realizan mediciones a nivel global, la mayoría lo hacen tan solo de uno o dos departamentos. Esto es así porque antes no era eficaz o era muy costoso, pero ahora ya no. Una vez se mide a la totalidad del personal, los datos cambian sustancialmente al conocer las horas por cliente, por proyecto, en tareas auxiliares, etc. Y esta nueva información se traduce en un aumento de la productividad.

            Faltaría añadir el Cómo obtener esta información. La respuesta es través del software que proporciona información de una forma sintetizada y dirigida. Soluciones que ayudan a la mejora de la productividad a corto, medio y largo plazo.  A corto plazo, permite a los responsables actuar al instante ante imprevistos que no puedan gestionarse automáticamente. Por ejemplo, si alguien tiene un contratiempo y va a quedar un puesto vacante, el responsable es alertado al momento con la lista de coberturas posibles y su localización. A medio plazo proporciona indicadores de rendimiento y tendencias de las distintas áreas. A largo plazo, las herramientas de análisis de negocio incorporadas, permiten evaluar escenarios y detectar áreas de mejora. Las empresa se encuentran ante un nuevo reto: ser más productivas y competitivas mediante un gestión eficiente del tiempo laboral de las personas y eso sólo se obtiene a través del conocimiento real de saber quién hace qué, cuándo, dónde y cómo dentro de su propia organización.